Creare manuali e documentazioni per lingua

I manuali, le istruzioni, le descrizioni dei processi e i supporti interni sono importanti per le aziende. Garantiscono che i processi rimangano comprensibili, che le conoscenze vengano trasmesse e che i dipendenti possano svolgere i compiti in modo sicuro.

Tuttavia, la creazione di tali contenuti è spesso complessa. I processi devono essere descritti, i passaggi documentati, gli screenshot inseriti, le formulazioni concordate e i contenuti aggiornati regolarmente. Proprio per questo molti manuali restano incompleti, obsoleti o non vengono nemmeno creati.

Vimmera semplifica questo processo con l’IA.

Spiegare facilmente il sapere, invece di scriverlo con fatica

Con gli strumenti di Vimmera, i dipendenti possono acquisire direttamente il loro sapere tramite la voce. Si siedono al computer, seguono un processo, aprono documenti, mostrano passaggi di lavoro o spiegano un determinato compito.

Nel farlo descrivono semplicemente ciò che fanno, perché lo fanno e a cosa bisogna prestare attenzione. Il sistema registra la spiegazione, la trascrive e ne ricava contenuti strutturati.

In questo modo, da una spiegazione parlata nasce la base per un manuale, un’istruzione, una descrizione di processo, una checklist o un supporto interno.

Creare la documentazione dove avviene il processo

L’acquisizione può avvenire direttamente sul posto di lavoro tramite PC o laptop. Allo stesso modo si può utilizzare uno smartphone o un tablet, se il processo non si svolge alla scrivania. Per esempio nella produzione, in magazzino, nel servizio esterno, in officina o presso il cliente.

Si utilizza semplicemente il microfono disponibile o un microfono collegato. Non è necessario hardware aggiuntivo.

In questo modo i contenuti possono essere acquisiti esattamente nel luogo in cui nascono. I dipendenti non devono scrivere il loro sapere in un secondo momento affidandosi alla memoria, ma possono spiegare il processo direttamente durante il lavoro.

Più contesto grazie a screenshot, foto e documenti

Un buon manuale non è composto solo da testo. Spesso screenshot, foto, schizzi, moduli, documenti tecnici o materiali integrativi sono decisivi per rendere comprensibile un processo.

Con Vimmera tali contenuti possono essere aggiunti direttamente. Mentre viene spiegato un processo, si possono creare screenshot, scattare foto o aggiungere documenti esistenti. Anche presentazioni, video o documentazione di processo già esistente possono essere inclusi nel contesto.

L’IA tiene conto di queste informazioni durante l’elaborazione. In questo modo nasce una documentazione che non solo descrive ciò che è stato detto, ma mostra anche a cosa si riferisce la spiegazione.

Dalla voce nasce una documentazione strutturata

Dopo la registrazione, l’IA si occupa dell’ulteriore elaborazione. I contenuti parlati vengono suddivisi in sezioni chiare, le ripetizioni ridotte e i punti importanti messi in evidenza.

Da una spiegazione libera può nascere, per esempio, una guida passo dopo passo. Oppure una checklist, una sezione FAQ, un testo di formazione, un’istruzione di lavoro, un manuale interno o una guida per i clienti.

In questo processo si può definire individualmente come deve essere strutturata la documentazione. Breve e chiara, dettagliata ed esplicativa, tecnicamente precisa o particolarmente comprensibile per i nuovi dipendenti.

In questo modo non nasce semplicemente un testo qualsiasi, ma una documentazione adatta all’azienda, al gruppo target e al rispettivo caso d’uso.

Rendere più rapidamente utilizzabile il sapere esistente

Molte aziende dispongono già di conoscenze preziose, ma non sono documentate in modo ordinato. Si trovano in singoli file, in vecchie istruzioni, nelle e-mail o soprattutto nella mente dei dipendenti più esperti.

Con Vimmera questo sapere può essere acquisito più rapidamente e trasformato in una forma utilizzabile. I dipendenti non devono scrivere testi perfetti. Spiegano semplicemente il processo. L’IA li aiuta a trasformarlo in una struttura chiara e comprensibile.

Questo riduce notevolmente il lavoro e fa sì che venga documentato molto più sapere.

Manuali che possono essere riutilizzati

I contenuti creati possono poi essere verificati, integrati e approvati. Successivamente sono disponibili nel rispettivo workspace e possono essere utilizzati dalle persone autorizzate.

In questo modo nascono documentazioni che non vengono solo archiviate, ma possono essere riutilizzate direttamente. Per esempio per onboarding, formazione, processi interni, supporto, gestione della qualità, servizio clienti o istruzioni tecniche.

In combinazione con i sistemi di supporto interattivi di Vimmera, questi contenuti inoltre non possono solo essere letti, ma anche interrogati attivamente. Gli utenti possono porre domande, farsi spiegare singoli passaggi o visualizzare i contenuti nella forma più adatta.

Meno sforzo, documentazione migliore

Con Vimmera, la creazione di manuali e supporti diventa molto più semplice. Il sapere può essere acquisito direttamente durante il lavoro. Voce, immagini, screenshot e documenti vengono uniti in una base strutturata.

Questo fa risparmiare tempo, riduce la dipendenza da singoli detentori di conoscenza e garantisce che i processi rimangano meglio comprensibili.

Vimmera trasforma il sapere parlato in documentazione utilizzabile. Rapidamente acquisibile, chiaramente strutturata e sempre disponibile per dipendenti, team o clienti.

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