L’assistente per meeting di Vimmera mostra come l’IA possa facilitare immediatamente la quotidianità lavorativa. I meeting non vengono più solo documentati, ma tradotti automaticamente in risultati strutturati e utilizzabili.

L’applicazione può essere utilizzata direttamente sul posto di lavoro tramite PC o laptop, così come in mobilità tramite smartphone o tablet. A tal fine viene utilizzata la funzione vivavoce dei dispositivi oppure un microfono collegato. Non è necessario hardware aggiuntivo. In questo modo l’assistente per meeting può essere utilizzato in modo flessibile negli ambienti di lavoro esistenti, in ufficio, in viaggio, nella sala riunioni o in impiego mobile.

Durante un meeting è possibile creare progetti, registrare i partecipanti, gestire le riunioni e memorizzare informazioni contestuali rilevanti. La registrazione può essere avviata direttamente oppure è possibile caricare un file audio esistente. Successivamente la conversazione viene trascritta e trasformata automaticamente in un verbale di meeting strutturato.

Il contesto di un meeting non deve necessariamente limitarsi alla parola pronunciata. Le informazioni visive possono essere integrate facilmente, ad esempio foto di presentazioni, lavagne, appunti scritti a mano o schizzi. Questi contenuti possono anche essere acquisiti direttamente tramite smartphone e aggiunti al meeting. Questo è particolarmente importante perché nelle riunioni si parla spesso di contenuti che sono visibili, ma non vengono espressi completamente.

Anche presentazioni complete, slide, documenti o materiali integrativi possono essere aggiunti al contesto del meeting. In questo modo si crea un quadro più completo della conversazione. Non viene considerato solo ciò che è stato detto, ma anche ciò che è stato mostrato, distribuito e il materiale presente nella stanza.

Su questa base nascono riepiloghi chiari, risultati documentati e compiti concreti. Le informazioni importanti restano tracciabili, le decisioni vengono registrate e i passaggi successivi possono essere elaborati direttamente.

Un ulteriore vantaggio risiede nella disponibilità condivisa. I meeting vengono archiviati in modo tale che i membri del team o i partecipanti al progetto abbiano in qualsiasi momento accesso alle riunioni e alle relative informazioni. Da ovunque e senza invio aggiuntivo di file, verbali o appunti.

Se un meeting viene svolto e salvato, altri colleghi possono accedervi direttamente. Le informazioni non devono essere distribuite separatamente, ma sono disponibili nel rispettivo workspace. In questo modo tutti i partecipanti restano allo stesso livello di aggiornamento e possono comprendere i contenuti anche in seguito, integrarli o utilizzarli per il lavoro successivo.

L’assistente per meeting è un esempio di come Vimmera utilizzi l’IA proprio dove crea un beneficio immediatamente percepibile: nella collaborazione quotidiana, nella documentazione, nei processi decisionali e nell’organizzazione interna.

Il risultato è meno lavoro manuale, migliore tracciabilità e maggiore concentrazione sulla conversazione vera e propria. I team possono partecipare più attivamente invece di prendere appunti e ricevono successivamente una base comune e strutturata per il lavoro successivo.

Quali tecnologie di IA vengono utilizzate?

Nell’assistente per meeting non opera un solo sistema di IA, ma una serie di tecnologie specializzate che vengono impiegate in sequenza e in combinazione tra loro.

Per prima cosa un file audio viene registrato localmente sul dispositivo o riprodotto. Può trattarsi di una nuova registrazione di un meeting attuale oppure anche di una registrazione più vecchia che deve essere elaborata successivamente.

Successivamente entra in gioco la trascrizione. Con l’aiuto del riconoscimento vocale e del riconoscimento del parlante, il sistema riconosce ciò che è stato detto e trasforma la registrazione in testo. In questo processo può acquisire contenuti in molte lingue e assegnare le singole parti della conversazione ai rispettivi parlanti.

Nel passaggio successivo, un modello linguistico aiuta ad assegnare i nomi corretti alle voci riconosciute. Questo può avvenire tramite una breve presentazione nel meeting oppure essere dedotto dal contesto della conversazione. Spesso è già sufficiente che un nome sia stato menzionato una volta nella conversazione.

Un altro punto importante è la corretta grafia di nomi, termini tecnici e formulazioni specifiche dell’azienda. I sistemi di trascrizione tradizionali spesso riportano tali termini in modo errato. Per questo motivo, nell’assistente per meeting è possibile memorizzare facoltativamente nomi dei partecipanti, parole rilevanti, termini tecnici o grafie interne all’azienda. L’IA riconosce questi termini nella conversazione e adatta di conseguenza la grafia.

Dopo la trascrizione seguono ulteriori funzioni di IA. I contenuti possono essere riassunti automaticamente, trasferiti in un verbale strutturato e trasformati in chiare liste di attività. In questo processo viene definito individualmente cosa debba accadere ai contenuti della trascrizione e come debba essere strutturato il risultato.

In questo modo non nasce semplicemente un verbale standard qualsiasi, ma un verbale che si adatta alla Sua azienda, ai Suoi processi e alle Sue esigenze.

Inoltre può essere elaborato anche il contesto visivo. Foto di presentazioni, lavagne, appunti, schizzi, slide complete o materiali integrativi possono essere aggiunti al contesto del meeting e considerati nell’analisi. Di conseguenza il risultato non si basa solo sulla parola pronunciata, ma anche sulle informazioni che erano visibili durante il meeting o che sono state fornite in aggiunta.

È proprio questo che rende l’assistente per meeting particolarmente prezioso. Nelle riunioni si indica spesso qualcosa, si parla di contenuti che si trovano su una slide oppure si fa riferimento ad appunti, senza che ogni dettaglio venga espresso. Grazie all’integrazione di questi media aggiuntivi si crea una comprensione del meeting nettamente più completa.

L’assistente per meeting unisce quindi registrazione, trascrizione, riconoscimento del parlante, riconoscimento dei termini, modelli linguistici, riepilogo automatico, creazione di verbali e l’elaborazione di media integrativi in un processo di lavoro continuo supportato dall’IA.

Una piccola nota:

L’assistente per meeting non è adatto solo alle riunioni classiche, ma anche a corsi di formazione, presentazioni e formati di conoscenza che in seguito dovranno essere disponibili in modo interattivo.

In questo processo l’intero contesto dell’evento viene reso utilizzabile per un sistema di IA. Ne fanno parte la parola pronunciata, le informazioni sui partecipanti, le presentazioni, i materiali integrativi, le immagini, gli appunti e altri contenuti. Questa conoscenza può poi essere messa a disposizione di collaboratori, team di progetto o clienti.

In questo modo anche le persone che non hanno partecipato dal vivo possono accedere in modo interattivo alle informazioni trasmesse. Possono porre domande sul contenuto, farsi spiegare determinati temi oppure farsi riproporre la formazione in un’altra forma. Per esempio più breve, più dettagliata, limitata a singole aree tematiche oppure adattata al proprio livello di conoscenza.

Il vantaggio è chiaro: alle domande viene data risposta immediatamente, nessuno deve prendere appunti durante la formazione e tutti possono concentrarsi completamente sui contenuti. Allo stesso tempo non si perdono informazioni importanti e anche i contenuti visivi vengono inclusi nel contesto complessivo.

In questo modo una formazione o presentazione unica si trasforma in una fonte di conoscenza disponibile in modo permanente. Ognuno può richiamare il sapere trasmesso esattamente quando ne ha bisogno e nella forma che gli è più utile. Anche quando in quel momento è disponibile solo poco tempo.