Handbücher und Dokumentationen per Sprache erstellen

Handbücher, Anleitungen, Prozessbeschreibungen und interne Hilfestellungen sind für Unternehmen wichtig. Sie sorgen dafür, dass Abläufe nachvollziehbar bleiben, Wissen weitergegeben wird und Mitarbeiter Aufgaben sicher ausführen können.

Doch die Erstellung solcher Inhalte ist oft aufwendig. Prozesse müssen beschrieben, Schritte dokumentiert, Screenshots eingefügt, Formulierungen abgestimmt und Inhalte regelmäßig aktualisiert werden. Genau deshalb bleiben viele Handbücher unvollständig, veraltet oder entstehen gar nicht erst.

Vimmera vereinfacht diesen Prozess mit KI.

Wissen einfach erklären, statt aufwendig aufschreiben

Mit den Tools von Vimmera können Mitarbeiter ihr Wissen direkt per Sprache erfassen. Sie sitzen am Computer, gehen durch einen Prozess, öffnen Dokumente, zeigen Arbeitsschritte oder erklären eine bestimmte Aufgabe.

Dabei beschreiben sie einfach, was sie tun, warum sie es tun und worauf geachtet werden muss. Das System nimmt die Erklärung auf, transkribiert sie und bereitet daraus strukturierte Inhalte auf.

So entsteht aus einer gesprochenen Erklärung die Grundlage für ein Handbuch, eine Anleitung, eine Prozessbeschreibung, eine Checkliste oder eine interne Hilfestellung.

Dokumentation dort erstellen, wo der Prozess stattfindet

Die Erfassung kann direkt am Arbeitsplatz über PC oder Laptop erfolgen. Ebenso kann ein Smartphone oder Tablet genutzt werden, wenn der Prozess nicht am Schreibtisch stattfindet. Zum Beispiel in der Produktion, im Lager, im Außendienst, in der Werkstatt oder beim Kunden.

Es wird einfach das vorhandene Mikrofon oder ein angeschlossenes Mikrofon genutzt. Zusätzliche Hardware ist nicht erforderlich.

Dadurch können Inhalte genau dort erfasst werden, wo sie entstehen. Mitarbeiter müssen ihr Wissen nicht später aus dem Gedächtnis aufschreiben, sondern können den Ablauf direkt während der Arbeit erklären.

Mehr Kontext durch Screenshots, Fotos und Unterlagen

Ein gutes Handbuch besteht nicht nur aus Text. Oft sind Screenshots, Fotos, Skizzen, Formulare, technische Dokumente oder ergänzende Unterlagen entscheidend, um einen Ablauf verständlich zu machen.

Mit Vimmera können solche Inhalte direkt ergänzt werden. Während ein Prozess erklärt wird, können Screenshots erstellt, Fotos aufgenommen oder vorhandene Dokumente hinzugefügt werden. Auch Präsentationen, Videos oder bestehende Prozessunterlagen können in den Kontext einbezogen werden.

Die KI berücksichtigt diese Informationen bei der Aufbereitung. So entsteht eine Dokumentation, die nicht nur beschreibt, was gesagt wurde, sondern auch zeigt, worauf sich die Erklärung bezieht.

Aus Sprache wird strukturierte Dokumentation

Nach der Aufnahme übernimmt die KI die weitere Aufbereitung. Gesprochene Inhalte werden in klare Abschnitte gegliedert, Wiederholungen reduziert und wichtige Punkte herausgearbeitet.

Aus einer freien Erklärung kann zum Beispiel eine Schritt für Schritt Anleitung entstehen. Oder eine Checkliste, ein FAQ Bereich, ein Schulungstext, eine Arbeitsanweisung, ein internes Handbuch oder eine Kundenanleitung.

Dabei kann individuell festgelegt werden, wie die Dokumentation aufgebaut sein soll. Kurz und übersichtlich, ausführlich und erklärend, technisch präzise oder besonders verständlich für neue Mitarbeiter.

So entsteht nicht einfach ein beliebiger Text, sondern eine Dokumentation, die zum Unternehmen, zur Zielgruppe und zum jeweiligen Anwendungsfall passt.

Bestehendes Wissen schneller nutzbar machen

Viele Unternehmen verfügen bereits über wertvolles Wissen, aber es ist nicht sauber dokumentiert. Es liegt in einzelnen Dateien, in alten Anleitungen, in E Mails oder vor allem in den Köpfen erfahrener Mitarbeiter.

Mit Vimmera kann dieses Wissen schneller erfasst und in eine nutzbare Form gebracht werden. Mitarbeiter müssen keine perfekten Texte schreiben. Sie erklären einfach den Ablauf. Die KI hilft dabei, daraus eine klare und verständliche Struktur zu machen.

Das reduziert den Aufwand erheblich und sorgt dafür, dass mehr Wissen überhaupt dokumentiert wird.

Handbücher, die weiterverwendet werden können

Die erstellten Inhalte können anschließend geprüft, ergänzt und freigegeben werden. Danach stehen sie im jeweiligen Workspace zur Verfügung und können von berechtigten Personen genutzt werden.

So entstehen Dokumentationen, die nicht nur abgelegt werden, sondern direkt weiterverwendet werden können. Zum Beispiel für Onboarding, Schulungen, interne Prozesse, Support, Qualitätsmanagement, Kundenservice oder technische Anleitungen.

In Verbindung mit den interaktiven Hilfesystemen von Vimmera können diese Inhalte außerdem nicht nur gelesen, sondern aktiv abgefragt werden. Nutzer können Fragen stellen, einzelne Schritte erklären lassen oder sich Inhalte in der passenden Form anzeigen lassen.

Weniger Aufwand, bessere Dokumentation

Die Erstellung von Handbüchern und Hilfestellungen wird mit Vimmera deutlich einfacher. Wissen kann direkt während der Arbeit erfasst werden. Sprache, Bilder, Screenshots und Dokumente werden zu einer strukturierten Grundlage verbunden.

Das spart Zeit, reduziert Abhängigkeiten von einzelnen Wissensträgern und sorgt dafür, dass Prozesse besser nachvollziehbar bleiben.

Vimmera macht aus gesprochenem Wissen nutzbare Dokumentation. Schnell erfassbar, klar strukturiert und jederzeit für Mitarbeiter, Teams oder Kunden verfügbar.

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