Cosa hanno in comune un processo di approvazione, un elenco di ricambi e una riunione?
Fanno parte del patrimonio di conoscenze di un’azienda.
Il know-how aziendale non si trova solo nei documenti e nei database. Nasce dalle decisioni e dalle conversazioni, dai processi e dai sistemi specialistici, dalla documentazione tecnica e dall’esperienza dei collaboratori.
Tutte queste conoscenze determinano il modo in cui un’azienda lavora, decide e agisce.
Quando un’informazione si inserisce in un contesto.
Durante una riunione viene menzionato il nome di un componente necessario per un prodotto meno recente.
L’elenco dei ricambi mostra in quali varianti è stato utilizzato. Dalla documentazione tecnica si evince quali caratteristiche sono rilevanti per l’impiego. Il sistema di gestione del magazzino indica quali componenti sono ancora disponibili.
È solo collegando queste informazioni che si ottiene un punto di partenza utile: diventa più chiaro di cosa si tratta, quali varianti sono possibili e cosa è attualmente disponibile.
È possibile portare avanti la pratica senza che le persone coinvolte debbano prima raccogliere singolarmente queste informazioni.
Per prendere la decisione giusta serve altro.
Non è ancora chiaro se un componente disponibile sia effettivamente adatto.
A questo punto diventano importanti informazioni nate originariamente in altri contesti. Nei precedenti casi di assistenza potrebbe essere documentato che una variante ha causato problemi in determinate condizioni. Un’autorizzazione esistente può ammettere o escludere un’alternativa. Le specifiche tecniche definiscono i limiti del suo impiego.
Solo grazie a queste conoscenze è possibile decidere quale variante si possa effettivamente utilizzare.
La decisione non dipende quindi solo dai dati del prodotto, ma anche da esperienze e regole nate altrove.
L’informazione diventa un flusso di lavoro.
Una volta individuata la variante adatta, la verifica tecnica, l’approvazione, la documentazione e l’ordine possono basarsi sulle stesse informazioni. Non è necessario ricostruire il contesto a ogni passaggio.
Ciò che altrimenti andrebbe ricostruito attraverso varie ricerche, richieste di chiarimento e passaggi di consegne, rimane nella pratica.
Soprattutto nelle attività poco frequenti o complesse, si riduce così la dipendenza dal fatto che una sola persona conosca per esperienza tutte le varianti, le decisioni precedenti e i casi particolari.
L’esperienza resta importante, ma non deve essere disponibile esclusivamente nel momento in cui la persona esperta è direttamente coinvolta.
Così, dalle conoscenze distribuite nasce un flusso di lavoro capace di utilizzarle in più fasi.
È proprio qui che l’IA diventa uno strumento di lavoro.
Per questa attività occorre riunire informazioni disponibili in formati tecnicamente molto diversi.
Ciò che in una riunione nasce sotto forma di parole e contesto si trova nell’elenco dei ricambi come dato strutturato, nella documentazione tecnica come testo, tabella o disegno e nei casi precedenti come documentazione in altri sistemi.
L’intelligenza artificiale può ricondurre queste forme diverse alla stessa attività.
Nel caso del componente, ciò significa mettere in relazione il nome menzionato nella conversazione con i dati del prodotto, le specifiche tecniche, le esperienze documentate e le scorte attuali.
Il lavoro impegnativo non consiste in una singola ricerca, ma nel raccogliere le informazioni rilevanti da fonti diverse, confrontarle e inquadrarle rispetto all’attività specifica.
È proprio in questo che l’IA può essere d’aiuto.
La decisione di merito resta all’azienda. L’IA aiuta a rendere disponibili e verificabili le informazioni su cui si basa.
Da questo principio nasce un software concreto.
Non tutte le aziende lavorano con gli stessi sistemi, dati e processi. Per questo non è sensato ridurre l’applicazione di IA più adatta a una soluzione standard rigida.
Vimmera sviluppa su una propria base tecnologica applicazioni adattate alle singole attività, alle fonti di conoscenza disponibili e ai processi esistenti.
Quando i componenti già disponibili sono sufficienti, non è necessario sviluppare da zero le funzioni di base per ogni progetto. Quando l’attività lo richiede, il software può essere ampliato o sviluppato su misura.
Nasce così una soluzione che non è preconfezionata, ma nemmeno un sistema che deve ripartire da zero per ogni esigenza.
Perché funzioni in azienda.
Nella pratica, le conoscenze aziendali non possono essere aggregate indiscriminatamente.
Le giacenze aggiornate devono provenire dal sistema di gestione del magazzino previsto a tale scopo. Un’approvazione tecnica può essere acquisita solo da una fonte vincolante. I diritti di accesso determinano chi può vedere e utilizzare quali informazioni. E deve essere possibile risalire alle fonti su cui si basa un risultato.
Per questo le fonti di dati, le autorizzazioni, le approvazioni e le interfacce non vengono aggiunte in un secondo momento, ma fanno parte dell’applicazione e del relativo flusso di lavoro.
È possibile continuare a utilizzare i sistemi esistenti e integrarli in modo mirato.
Anche l’ambiente tecnologico dipende dall’impiego. In base ai requisiti, l’elaborazione può avvenire in ambienti cloud adeguati, su un’infrastruttura propria o in locale.
Non nasce così un mondo separato dell’IA accanto ai processi esistenti, ma uno strumento che opera secondo le condizioni effettivamente in vigore in azienda.
Riunioni e conoscenze di progetto
Spesso tutto inizia con una conversazione. Durante le riunioni si prendono decisioni, si assegnano attività e si discutono contesti importanti per il lavoro successivo.
Dopo la riunione, però, queste informazioni finiscono spesso sparse tra verbali, appunti personali e singoli messaggi. Chi in seguito vuole ricostruire qualcosa deve prima trovare il punto giusto.
Un’applicazione adatta può registrare e trascrivere le conversazioni e associarne i contenuti a un progetto. Decisioni, attività e questioni aperte restano disponibili e possono essere consultate in modo mirato. Anche nelle riunioni successive è possibile riprendere le informazioni rilevanti.
Così una riunione non produce soltanto un verbale, ma una base di conoscenze utilizzabile per tutto il lavoro successivo sul progetto.
Progettazione tecnica
Nella progettazione tecnica è spesso necessario riunire informazioni provenienti da fonti diverse. I requisiti sono riportati nei documenti, i dati tecnici nelle tabelle e i dettagli importanti nei disegni o nei sistemi esistenti.
Queste informazioni sono collegate tra loro, ma spesso vengono trattate separatamente. Chi ha bisogno di un quadro completo deve prima cercare e confrontare i dati rilevanti, inserendoli nel giusto contesto.
Un’applicazione configurata in base a queste esigenze può analizzare insieme diverse fonti di informazione, mettere in evidenza le correlazioni tecniche e rispondere in modo mirato alle domande sulla documentazione disponibile.
Si ottiene così una base informativa condivisa, utile per preparare la pianificazione, ricostruire le decisioni e impostare le fasi di lavoro successive.
Verifiche intelligenti
Che si tratti di fatture, documentazione tecnica o documenti voluminosi, spesso non basta leggere le informazioni: occorre verificarle in base a requisiti e relazioni specifici.
Una fattura, ad esempio, deve corrispondere all’ordine e alla bolla di consegna. La documentazione tecnica deve rispettare determinate specifiche. E nei documenti voluminosi può essere fondamentale verificare se le dichiarazioni sono coerenti o contraddittorie.
Un’applicazione intelligente può riunire le informazioni rilevanti, verificarle in base a criteri definiti e segnalare eventuali discrepanze o dati mancanti.
È possibile risalire alle fonti dei risultati. Così i collaboratori possono occuparsi in modo mirato delle anomalie, invece di dover confrontare ogni volta integralmente tutta la documentazione.
Dall’attività all’applicazione
Gli esempi mostrano quanto possano essere diverse le attività per cui si utilizza un software basato sull’IA. A volte si tratta di rendere accessibili le conoscenze emerse nelle conversazioni, altre di comprendere correlazioni tecniche o verificare informazioni in modo mirato.
Ciò che conta non è disporre del maggior numero possibile di funzioni, ma avere un’applicazione che supporti efficacemente un’attività concreta e si integri nell’ambiente di lavoro esistente.
Da qui sviluppiamo prodotti pensati per queste attività. A seconda di dove vengono impiegati in azienda, emergono diversi ambiti di applicazione.
Quando da questo nasce un progetto concreto, iniziano insieme le fasi di sviluppo e implementazione.
Cosa potrebbe nascere nella vostra azienda?
Cosa potrebbe nascere nella vostra azienda?
Forse anche nella vostra azienda ci sono attività che richiedono di raccogliere ripetutamente informazioni, confrontare documenti manualmente o coordinare processi con grande dispendio di tempo.
Spesso è proprio in queste attività quotidiane che si celano opportunità di un utile supporto digitale. Non è necessario modificare subito un intero processo aziendale.
Esaminiamo insieme quali informazioni servono, dove si trovano oggi e come trasformarle in un flusso di lavoro che supporti davvero le persone coinvolte.
Il punto di partenza non è un software già pronto, ma un’attività concreta della vostra azienda.
Partiamo dalle attività in cui oggi le conoscenze sono distribuite tra persone, documenti e sistemi, e valutiamo come trasformarle in un flusso di lavoro digitale efficace.