Cosa hanno in comune un processo di approvazione, un elenco di ricambi e una riunione?
Fanno parte del patrimonio di conoscenze di un’azienda.
Il patrimonio di conoscenze aziendale non si trova solo nei documenti e nei database. Si forma nelle decisioni e nelle conversazioni, nei processi e nei sistemi specialistici, nella documentazione tecnica e nell’esperienza dei dipendenti.
Tutte queste conoscenze determinano il modo in cui un’azienda lavora, decide e agisce.
Quando un’informazione acquista contesto.
Durante una riunione viene menzionato il nome di un componente necessario per un prodotto più datato.
L’elenco dei ricambi mostra in quali varianti è stato montato. Dalla documentazione tecnica si ricavano le caratteristiche rilevanti per il suo impiego. Il sistema di gestione delle merci indica quali componenti sono ancora disponibili.
Solo mettendo insieme queste informazioni il nome diventa un punto di partenza utile: è più chiaro di cosa si tratta, quali varianti sono possibili e cosa è attualmente disponibile.
È possibile proseguire con la pratica senza che i partecipanti debbano prima raccogliere singolarmente queste informazioni.
Per prendere la decisione giusta serve di più.
Non è ancora chiaro se un componente disponibile sia effettivamente adatto.
A questo punto diventano importanti informazioni nate in contesti diversi. Nei precedenti casi di assistenza potrebbe essere documentato che una variante ha causato problemi in determinate condizioni. Un’approvazione esistente può consentire o escludere un’alternativa. Le specifiche tecniche definiscono i limiti del suo impiego.
Solo con queste conoscenze è possibile decidere quale variante si possa effettivamente utilizzare.
La decisione non dipende quindi solo dai dati di prodotto, ma anche da esperienze e regole definite altrove.
L’informazione diventa un flusso di lavoro.
Una volta individuata la variante adatta, la verifica tecnica, l’approvazione, la documentazione e l’ordine possono basarsi sulle stesse informazioni. Non occorre ricostruire il collegamento a ogni passaggio.
Ciò che altrimenti andrebbe ricostruito attraverso più ricerche, richieste di chiarimento e passaggi di consegne, rimane nella pratica.
Soprattutto nel caso di attività rare o complesse, si riduce così la dipendenza dal fatto che una singola persona conosca per esperienza diretta tutte le varianti, le decisioni precedenti e i casi particolari.
L’esperienza resta importante, ma non deve essere disponibile esclusivamente nel momento in cui la persona esperta è direttamente coinvolta.
In questo modo, dalle conoscenze distribuite nasce un flusso di lavoro capace di sfruttarle attraverso più fasi operative.
È proprio qui che l’IA diventa uno strumento di lavoro.
Per questa pratica è necessario mettere insieme informazioni disponibili in formati tecnicamente molto diversi.
Ciò che durante la riunione emerge dalle parole e dal contesto, nell’elenco dei ricambi è costituito da dati strutturati, nella documentazione tecnica da testi, tabelle o disegni e nei casi precedenti da documentazione conservata in altri sistemi.
L’intelligenza artificiale può ricondurre queste diverse forme alla stessa attività.
Nel caso del componente, significa mettere in relazione il nome emerso nella conversazione con i dati di prodotto, le specifiche tecniche, le esperienze documentate e le scorte attuali.
Il lavoro più impegnativo non consiste in una singola ricerca, ma nel raccogliere le informazioni pertinenti da fonti diverse, confrontarle e interpretarle in funzione dell’attività specifica.
È proprio in questo che l’IA può dare supporto.
La decisione specialistica resta in capo all’azienda. L’IA aiuta a rendere disponibili e verificabili le informazioni su cui basarla.
Da questo principio nasce un software concreto.
Non tutte le aziende lavorano con gli stessi sistemi, dati e processi. Perciò non è sensato ridurre l’applicazione di IA più adatta a una rigida soluzione standard.
Vimmera sviluppa, su una propria base tecnologica, applicazioni adattate alle singole attività, alle fonti di conoscenza disponibili e ai processi esistenti.
Quando i componenti esistenti sono sufficienti, non è necessario sviluppare da zero le funzioni fondamentali per ogni progetto. Quando l’attività lo richiede, il software può essere ampliato o sviluppato su misura.
Nasce così una soluzione che non è preconfezionata, ma nemmeno un sistema che deve ripartire da zero per ogni esigenza.
Perché funzioni davvero in azienda.
Nella pratica, le conoscenze aziendali non possono essere combinate senza criterio.
Le scorte attuali devono provenire dal sistema di gestione delle merci previsto a tale scopo. Un’approvazione tecnica può essere acquisita solo da una fonte vincolante. I diritti di accesso determinano chi può vedere e utilizzare quali informazioni. E deve essere possibile ricostruire su quali basi si fonda un risultato.
Per questo le fonti dei dati, le autorizzazioni, le approvazioni e le interfacce non vengono aggiunte in un secondo momento, ma fanno parte dell’applicazione e del relativo flusso di lavoro.
È possibile continuare a utilizzare i sistemi esistenti e integrarli in modo mirato.
Anche l’ambiente tecnico viene scelto in base all’impiego. A seconda dei requisiti, l’elaborazione può avvenire in ambienti cloud adeguati, su un’infrastruttura propria o localmente.
Non nasce così un mondo dell’IA separato dai processi esistenti, ma uno strumento che opera secondo le condizioni effettivamente in vigore in azienda.
Riunioni e conoscenze di progetto
Spesso tutto comincia con una conversazione. Durante le riunioni si prendono decisioni, si assegnano attività e si discutono collegamenti importanti per il lavoro successivo.
Dopo la riunione, però, queste informazioni finiscono spesso in verbali, appunti personali e singoli messaggi. Chi in seguito vuole ricostruire qualcosa deve prima trovare il punto giusto.
Un’applicazione adatta può registrare e trascrivere le conversazioni, associandone i contenuti a un progetto. Decisioni, attività e questioni aperte restano disponibili e possono essere consultate in modo mirato. È inoltre possibile riprendere le informazioni pertinenti nelle riunioni successive.
Così una riunione non produce soltanto un verbale, ma una base di conoscenze che resta utile per tutto il lavoro successivo sul progetto.
Pianificazione tecnica
Nella pianificazione tecnica è spesso necessario mettere insieme informazioni provenienti da fonti diverse. I requisiti si trovano nei documenti, i dati tecnici nelle tabelle e i dettagli importanti nei disegni o nei sistemi esistenti.
Queste informazioni sono collegate, ma spesso vengono trattate separatamente. Per avere una visione completa, occorre prima cercare i dati pertinenti, confrontarli e inserirli nel giusto contesto.
Un’applicazione progettata a tale scopo può analizzare insieme fonti di informazioni diverse, rendere visibili i collegamenti tecnici e rispondere a domande specifiche sulla documentazione disponibile.
Si crea così una base informativa condivisa, che consente di preparare la pianificazione, ricostruire le decisioni e organizzare le fasi successive del lavoro.
Verifiche intelligenti
Che si tratti di fatture, documentazione tecnica o documenti voluminosi, spesso non basta leggere i dati: occorre verificarli in base a determinati requisiti e collegamenti.
Una fattura, ad esempio, deve corrispondere all’ordine e alla bolla di consegna. La documentazione tecnica deve rispettare determinate specifiche. E, nei documenti voluminosi, può essere fondamentale capire se le affermazioni concordano o si contraddicono.
Un’applicazione intelligente può riunire le informazioni pertinenti, verificarle secondo criteri predefiniti e segnalare eventuali discrepanze o dati mancanti.
È possibile risalire alle fonti dei risultati. In questo modo, i dipendenti possono concentrarsi sulle anomalie, invece di dover confrontare ogni volta tutti i documenti per intero.
Dall’attività all’applicazione
Gli esempi mostrano quanto possano essere diverse le attività per cui si utilizzano software basati sull’IA. A volte si tratta di rendere accessibili le conoscenze emerse nelle conversazioni, altre di individuare collegamenti tecnici o verificare le informazioni in modo mirato.
Ciò che conta non è offrire il maggior numero possibile di funzioni, ma un’applicazione che supporti efficacemente un’attività specifica e si integri nell’ambiente di lavoro esistente.
Da questo sviluppiamo prodotti pensati per queste attività. A seconda del contesto aziendale in cui vengono utilizzati, si delineano diversi ambiti di applicazione.
Quando si traduce in un progetto concreto, inizia il percorso condiviso di sviluppo e implementazione.
Cosa potrebbe nascere da tutto questo nella vostra azienda?
Cosa potrebbe nascere da tutto questo nella vostra azienda?
Anche nella vostra azienda potrebbero esserci attività che richiedono di raccogliere continuamente informazioni, confrontare manualmente documenti o coordinare i processi con grande dispendio di tempo.
Spesso è proprio in queste attività quotidiane che si nascondono opportunità di supporto digitale efficace. Non è necessario modificare subito un intero processo aziendale.
Esaminiamo insieme quali informazioni servono, dove si trovano oggi e come trasformarle in un flusso di lavoro che supporti davvero le persone coinvolte.
Il punto di partenza non è un software già pronto, ma un’attività concreta della vostra azienda.
Partiamo dalle attività per cui oggi le conoscenze sono distribuite tra persone, documenti e sistemi, e valutiamo come ricavarne un flusso di lavoro digitale efficace.