Quando i dipendenti lasciano un’azienda, spesso si perde un sapere prezioso. Processi, procedure, responsabilità, esperienze e piccoli dettagli della quotidianità lavorativa sono spesso conosciuti solo da singole persone. Proprio questo sapere è particolarmente importante per le aziende.

Con gli strumenti di Vimmera, questo sapere può essere trasferito in modo semplice, sicuro e strutturato.

I dipendenti non devono scrivere lunghi documenti di consegna o creare descrizioni complicate dei processi. Possono spiegare direttamente il loro lavoro mentre sono seduti al computer, esaminano documenti o eseguono una procedura. Il sistema ascolta, riconosce le correlazioni e rende le informazioni disponibili per gli utenti successivi.

Acquisire il sapere facilmente tramite la voce

Il passaggio di consegne inizia in modo molto semplice. Accendere il microfono e spiegare ciò che si sta facendo in quel momento. Il dipendente descrive quale processo viene eseguito, perché è importante, quali passaggi sono necessari e a cosa bisogna prestare particolare attenzione.

Questo funziona sul posto di lavoro tramite PC o laptop, ma anche in mobilità tramite smartphone o tablet. In questo modo le informazioni possono essere registrate esattamente nel luogo in cui nascono. In ufficio, in magazzino, in produzione, in viaggio o direttamente presso il cliente.

Inoltre, possono essere aggiunti documenti, screenshot, immagini, note o altri materiali. In questo modo non viene registrata solo la parola parlata, ma anche il contesto visivo e specialistico del rispettivo processo.

Passaggi di consegne senza grandi sforzi di coordinamento

Finora i passaggi di consegne erano spesso associati a un grande dispendio di tempo e risorse. Colleghi, superiori o nuovi dipendenti dovevano prendersi del tempo, farsi spiegare i processi, prendere appunti e chiarire le domande aperte. Nonostante ciò, spesso si perdevano dettagli importanti.

Con Vimmera il passaggio di consegne diventa molto più semplice.

Diversi processi possono essere spiegati singolarmente, documentati e archiviati nel sistema. Il sapere non viene trasferito solo a una determinata persona, ma a un sistema di IA che struttura le informazioni, le rende utilizzabili e le mette nuovamente a disposizione in seguito.

In questo modo nasce un passaggio di consegne che non dipende da un singolo appuntamento o da una singola persona.

L’IA come ascoltatore nella quotidianità lavorativa

Anche quando un nuovo dipendente viene formato direttamente, il sistema di IA può ascoltare in modo di supporto. Spiegazioni, procedure, indicazioni e dettagli importanti vengono registrati e restano successivamente disponibili.

Nel caso ideale, questa acquisizione del sapere non avviene solo poco prima dell’uscita di un dipendente, ma già durante la normale quotidianità lavorativa. Il sistema di IA accompagna i processi rilevanti in background, registra le spiegazioni e costruisce passo dopo passo una preziosa base di conoscenza.

In questo modo il sapere viene preservato, anche quando cambiano le responsabilità o i dipendenti lasciano l’azienda.

Onboarding interattivo per nuovi dipendenti

Per l’onboarding dei nuovi dipendenti ne deriva un grande vantaggio. I nuovi colleghi non ricevono solo documenti statici o vecchi verbali di consegna, ma hanno accesso a un sistema di conoscenza interattivo.

Possono porre domande, farsi spiegare i processi, ripetere singoli passaggi o approfondire determinati temi. Il sistema può riassumere brevemente i contenuti, spiegarli in modo dettagliato o adattarli al rispettivo livello di conoscenza.

In questo modo il sapere viene trasmesso esattamente nella forma che in quel momento è utile per il nuovo dipendente.

Il sapere sempre disponibile e utilizzabile in modo attuale

Tutte le informazioni possono essere archiviate nel rispettivo workspace e sono sempre a disposizione delle persone autorizzate. Team, superiori o nuovi dipendenti possono accedere da ovunque al sapere disponibile.

Naturalmente, accessi e autorizzazioni possono essere gestiti individualmente. In questo modo solo le persone che ne hanno bisogno per il loro lavoro ottengono accesso alle informazioni.

Il risultato è un trasferimento del sapere notevolmente più efficiente in azienda. Meno impegno nei passaggi di consegne, minore dipendenza da singole persone e un inserimento strutturato per i nuovi dipendenti.

Vimmera rende onboarding e offboarding più semplici, sicuri e sostenibili. Il sapere resta in azienda, viene reso intelligentemente utilizzabile ed è disponibile esattamente quando serve.