Les manuels, les instructions, les descriptions de processus et les aides internes sont importants pour les entreprises. Ils garantissent que les procédures restent compréhensibles, que les connaissances soient transmises et que les collaborateurs puissent exécuter les tâches en toute sécurité.

Mais la création de tels contenus est souvent fastidieuse. Les processus doivent être décrits, les étapes documentées, les captures d’écran insérées, les formulations harmonisées et les contenus régulièrement mis à jour. C’est précisément pour cette raison que de nombreux manuels restent incomplets, obsolètes ou ne voient même jamais le jour.

Vimmera simplifie ce processus grâce à l’IA.

Expliquer simplement les connaissances au lieu de les rédiger laborieusement

Avec les outils de Vimmera, les collaborateurs peuvent saisir directement leurs connaissances par la voix. Ils sont devant l’ordinateur, suivent un processus, ouvrent des documents, montrent des étapes de travail ou expliquent une tâche précise.

Ils décrivent simplement ce qu’ils font, pourquoi ils le font et à quoi il faut faire attention. Le système enregistre l’explication, la transcrit et en prépare un contenu structuré.

Ainsi, une explication orale devient la base d’un manuel, d’une instruction, d’une description de processus, d’une checklist ou d’une aide interne.

Créer la documentation là où le processus a lieu

La saisie peut se faire directement sur le lieu de travail via un PC ou un ordinateur portable. Un smartphone ou une tablette peut également être utilisé lorsque le processus ne se déroule pas au bureau. Par exemple en production, dans l’entrepôt, en déplacement, à l’atelier ou chez le client.

Il suffit d’utiliser le microphone existant ou un microphone connecté. Aucun matériel supplémentaire n’est nécessaire.

Les contenus peuvent ainsi être saisis exactement là où ils naissent. Les collaborateurs n’ont pas besoin de rédiger leurs connaissances plus tard de mémoire, mais peuvent expliquer le déroulement directement pendant le travail.

Plus de contexte grâce aux captures d’écran, photos et documents

Un bon manuel ne se compose pas uniquement de texte. Souvent, des captures d’écran, des photos, des croquis, des formulaires, des documents techniques ou des pièces complémentaires sont essentiels pour rendre un déroulement compréhensible.

Avec Vimmera, ces contenus peuvent être ajoutés directement. Pendant qu’un processus est expliqué, des captures d’écran peuvent être créées, des photos prises ou des documents existants ajoutés. Des présentations, des vidéos ou des documents de processus existants peuvent également être intégrés au contexte.

L’IA prend ces informations en compte lors du traitement. Il en résulte une documentation qui ne décrit pas seulement ce qui a été dit, mais montre aussi à quoi l’explication se rapporte.

De la parole à une documentation structurée

Après l’enregistrement, l’IA prend en charge le traitement ultérieur. Les contenus oraux sont répartis en sections claires, les répétitions sont réduites et les points importants sont mis en évidence.

À partir d’une explication libre, il peut par exemple en résulter une instruction étape par étape. Ou une checklist, une FAQ, un texte de formation, une consigne de travail, un manuel interne ou une instruction client.

Il est possible de définir individuellement la structure de la documentation. Courte et claire, détaillée et explicative, techniquement précise ou particulièrement compréhensible pour les nouveaux collaborateurs.

Il ne s’agit donc pas simplement d’un texte quelconque, mais d’une documentation adaptée à l’entreprise, au public cible et au cas d’utilisation concerné.

Rendre les connaissances existantes plus rapidement exploitables

De nombreuses entreprises disposent déjà de connaissances précieuses, mais elles ne sont pas correctement documentées. Elles se trouvent dans des fichiers isolés, dans d’anciennes instructions, dans des e-mails ou surtout dans la tête de collaborateurs expérimentés.

Avec Vimmera, ces connaissances peuvent être saisies plus rapidement et transformées en une forme exploitable. Les collaborateurs n’ont pas besoin de rédiger des textes parfaits. Ils expliquent simplement le déroulement. L’IA aide à en faire une structure claire et compréhensible.

Cela réduit considérablement l’effort et permet de documenter davantage de connaissances.

Des manuels qui peuvent être réutilisés

Les contenus créés peuvent ensuite être vérifiés, complétés et validés. Ils sont ensuite disponibles dans l’espace de travail concerné et peuvent être utilisés par les personnes autorisées.

On obtient ainsi des documentations qui ne sont pas seulement archivées, mais qui peuvent être réutilisées directement. Par exemple pour l’onboarding, les formations, les processus internes, le support, la gestion de la qualité, le service client ou les instructions techniques.

En combinaison avec les systèmes d’aide interactifs de Vimmera, ces contenus peuvent en outre non seulement être lus, mais aussi interrogés activement. Les utilisateurs peuvent poser des questions, faire expliquer certaines étapes ou afficher les contenus dans le format approprié.

Moins d’efforts, une meilleure documentation

La création de manuels et d’aides devient nettement plus simple avec Vimmera. Les connaissances peuvent être saisies directement pendant le travail. La parole, les images, les captures d’écran et les documents sont réunis pour former une base structurée.

Cela permet de gagner du temps, de réduire la dépendance à certains détenteurs de savoir et de garantir que les processus restent plus faciles à comprendre.

Vimmera transforme les connaissances orales en documentation exploitable. Rapide à saisir, clairement structurée et disponible à tout moment pour les collaborateurs, les équipes ou les clients.