L’assistant de réunion de Vimmera montre comment l’IA peut faciliter immédiatement le quotidien professionnel. Les réunions ne sont plus seulement documentées, mais automatiquement traduites en résultats structurés et exploitables.

L’application peut être utilisée directement sur le lieu de travail via PC ou ordinateur portable, ainsi que de manière mobile via smartphone ou tablette. La fonction mains libres des appareils est utilisée ou un microphone connecté est employé. Aucun matériel supplémentaire n’est nécessaire. L’assistant de réunion peut ainsi être utilisé de manière flexible dans les environnements de travail existants, au bureau, en déplacement, dans la salle de réunion ou en situation mobile.

Pendant une réunion, des projets peuvent être créés, des participants enregistrés, des réunions gérées et des informations contextuelles pertinentes ajoutées. L’enregistrement peut être lancé directement ou un fichier audio existant peut être téléversé. Ensuite, l’échange est transcrit et automatiquement transformé en un procès-verbal de réunion structuré.

Le contexte d’une réunion ne doit pas se limiter à la parole. Des informations visuelles peuvent facilement être ajoutées, par exemple des photos de présentations, de tableaux blancs, de notes manuscrites ou de croquis. Ces contenus peuvent également être capturés directement via smartphone et ajoutés à la réunion. C’est particulièrement important, car lors des réunions, on parle souvent de contenus visibles, mais pas entièrement énoncés.

Des présentations complètes, des diapositives, des documents ou des pièces complémentaires peuvent également être ajoutés au contexte de la réunion. Cela permet d’obtenir une image plus complète de l’échange. Ce n’est pas seulement ce qui a été dit qui est pris en compte, mais aussi ce qui a été montré, distribué et le matériel présent dans la salle.

Sur cette base naissent des résumés clairs, des résultats documentés et des tâches concrètes. Les informations importantes restent traçables, les décisions sont consignées et les prochaines étapes peuvent être directement traitées.

Un autre avantage réside dans la disponibilité partagée. Les réunions sont archivées de manière à ce que les membres de l’équipe ou les participants au projet aient à tout moment accès aux réunions et aux informations associées. Depuis n’importe où et sans envoi supplémentaire de fichiers, de comptes rendus ou de notes.

Lorsqu’une réunion est tenue et enregistrée, d’autres collègues peuvent y accéder directement. Les informations n’ont pas besoin d’être distribuées séparément, mais sont disponibles dans l’espace de travail concerné. Ainsi, tous les participants restent au même niveau d’information et peuvent consulter les contenus plus tard, les compléter ou les utiliser pour la suite du travail.

L’assistant de réunion est un exemple de la manière dont Vimmera utilise l’IA là où elle crée une valeur immédiatement perceptible : dans la collaboration quotidienne, dans la documentation, dans les processus de décision et dans l’organisation interne.

Le résultat : moins de travail manuel, une meilleure traçabilité et davantage de concentration sur l’échange lui-même. Les équipes peuvent participer plus activement au lieu de prendre des notes, et obtiennent ensuite une base commune et structurée pour la suite du travail.

Quelles technologies d’IA sont utilisées ?

Dans l’assistant de réunion, il n’y a pas seulement un seul système d’IA, mais une série de technologies spécialisées qui sont utilisées successivement et conjointement.

D’abord, un fichier audio est enregistré localement sur l’appareil ou lu. Il peut s’agir d’un nouvel enregistrement d’une réunion en cours ou d’un ancien enregistrement qui doit être traité ultérieurement.

Ensuite intervient la transcription. À l’aide de la reconnaissance vocale et de la reconnaissance des locuteurs, le système identifie ce qui a été dit et convertit l’enregistrement en texte. Il peut ainsi saisir des contenus dans de nombreuses langues et attribuer les différentes prises de parole aux locuteurs respectifs.

À l’étape suivante, un modèle de langage aide à attribuer les bons noms aux voix reconnues. Cela peut se faire par une brève présentation pendant la réunion ou être déduit du contexte de l’échange. Souvent, il suffit qu’un nom ait été mentionné une seule fois au cours de la conversation.

Un autre point important est l’orthographe correcte des noms, des termes techniques et des formulations propres à l’entreprise. Les systèmes de transcription classiques restituent souvent ces termes de manière erronée. C’est pourquoi, dans l’assistant de réunion, il est possible d’enregistrer en option les noms des participants, des mots pertinents, des termes techniques ou des orthographes internes à l’entreprise. L’IA reconnaît ces termes dans l’échange et adapte l’orthographe en conséquence.

Après la transcription, d’autres fonctions d’IA interviennent. Les contenus peuvent être automatiquement résumés, transférés dans un procès-verbal structuré et transformés en listes de tâches claires. Il est défini individuellement ce qui doit être fait avec les contenus de la transcription et comment le résultat doit être structuré.

On n’obtient donc pas un simple procès-verbal standard quelconque, mais un compte rendu adapté à votre entreprise, à vos processus et à vos exigences.

En outre, le contexte visuel peut également être traité. Des photos de présentations, de tableaux blancs, de notes, de croquis, des diapositives complètes ou des documents complémentaires peuvent être ajoutés au contexte de la réunion et pris en compte lors de l’évaluation. Le résultat ne repose donc pas seulement sur la parole, mais aussi sur les informations qui étaient visibles pendant la réunion ou qui ont été fournies en complément.

C’est précisément ce qui rend l’assistant de réunion particulièrement précieux. Lors des réunions, on montre souvent des choses, on parle de contenus figurant sur une diapositive ou on fait référence à des notes sans que chaque détail soit énoncé. Grâce à l’intégration de ces médias supplémentaires, on obtient une compréhension nettement plus complète de la réunion.

L’assistant de réunion combine ainsi l’enregistrement, la transcription, la reconnaissance des locuteurs, la reconnaissance des termes, les modèles de langage, le résumé automatique, la rédaction de comptes rendus et le traitement de médias complémentaires en un processus de travail continu assisté par l’IA.

Une petite remarque :

L’assistant de réunion ne convient pas seulement aux réunions classiques, mais aussi aux formations, présentations et formats de connaissances qui doivent ensuite être disponibles de manière interactive.

L’ensemble du contexte de l’événement est ainsi rendu exploitable pour un système d’IA. Cela comprend la parole, les informations sur les participants, les présentations, les documents complémentaires, les images, les notes et d’autres contenus. Ces connaissances peuvent ensuite être mises à disposition des collaborateurs, des équipes projet ou des clients.

Ainsi, même les personnes qui n’ont pas participé en direct peuvent accéder de manière interactive aux informations transmises. Elles peuvent poser des questions sur le contenu, se faire expliquer certains sujets ou faire restituer la formation sous une autre forme. Par exemple plus courte, plus détaillée, limitée à certains thèmes ou adaptée à leur niveau de connaissances.

L’avantage est clair : les questions trouvent une réponse immédiate, personne n’a besoin de prendre des notes pendant la formation et chacun peut se concentrer pleinement sur le contenu. En même temps, aucune information importante n’est perdue et les contenus visuels sont également intégrés dans le contexte global.

Ainsi, une formation ou une présentation ponctuelle devient une source de connaissances durablement disponible. Chacun peut consulter les connaissances transmises exactement au moment où il en a besoin, et sous la forme qui lui est la plus utile. Même lorsqu’il ne dispose que de peu de temps.