Lorsque des collaborateurs quittent une entreprise, des connaissances précieuses se perdent souvent. Les processus, les déroulements, les responsabilités, l’expérience acquise et les petits détails du quotidien professionnel ne sont souvent connus que de certaines personnes. Or, ce savoir est particulièrement important pour les entreprises.

Avec les outils de Vimmera, ce savoir peut être transmis simplement, en toute sécurité et de manière structurée.

Les collaborateurs n’ont pas besoin de rédiger de longs documents de passation ni de créer des descriptions de processus compliquées. Ils peuvent expliquer leur travail directement, pendant qu’ils sont assis devant l’ordinateur, qu’ils parcourent des documents ou qu’ils exécutent un processus. Le système écoute, reconnaît les liens et rend les informations disponibles pour les utilisateurs ultérieurs.

Capturer facilement les connaissances par la parole

La passation commence très simplement. Il suffit d’allumer le microphone et d’expliquer ce qui est en train d’être fait. Le collaborateur décrit quel processus est exécuté, pourquoi il est important, quelles étapes sont nécessaires et à quoi il faut particulièrement faire attention.

Cela fonctionne sur le lieu de travail via un PC ou un ordinateur portable, mais aussi en mobilité via un smartphone ou une tablette. Les informations peuvent ainsi être enregistrées exactement là où elles naissent. Au bureau, dans l’entrepôt, en production, en déplacement ou directement chez le client.

Des documents, captures d’écran, images, notes ou autres pièces peuvent également être ajoutés. Ainsi, ce n’est pas seulement la parole qui est capturée, mais aussi le contexte visuel et technique du processus concerné.

Des passations sans gros effort de coordination

Jusqu’à présent, les passations étaient souvent très chronophages. Les collègues, les supérieurs ou les nouveaux collaborateurs devaient prendre du temps, se faire expliquer les processus, prendre des notes et clarifier les questions en suspens. Malgré cela, des détails importants se perdaient souvent.

Avec Vimmera, la passation devient nettement plus simple.

Différents processus peuvent être expliqués individuellement, documentés et enregistrés dans le système. Le savoir n’est pas transmis à une seule personne, mais à un système d’IA qui structure les informations, les rend exploitables et les remet ensuite à disposition.

Ainsi se crée une passation qui ne dépend ni d’un seul rendez-vous ni d’une seule personne.

L’IA comme auditeur dans le quotidien professionnel

Même lorsqu’un nouveau collaborateur est formé directement, le système d’IA peut écouter en soutien. Les explications, les déroulements, les consignes et les détails importants sont enregistrés et restent ensuite disponibles.

Dans l’idéal, cette capture des connaissances ne se fait pas seulement peu avant le départ d’un collaborateur, mais déjà pendant le quotidien professionnel. Le système d’IA accompagne en arrière-plan les processus pertinents, enregistre les explications et construit pas à pas une base de connaissances précieuse.

Ainsi, le savoir est préservé, même lorsque les responsabilités changent ou que des collaborateurs quittent l’entreprise.

Onboarding interactif pour les nouveaux collaborateurs

Pour l’onboarding des nouveaux collaborateurs, cela crée un grand avantage. Les nouveaux collègues n’ont pas seulement accès à des documents statiques ou à d’anciens protocoles de passation, mais à un système de connaissances interactif.

Ils peuvent poser des questions, se faire expliquer des processus, répéter certaines étapes ou approfondir certains sujets. Le système peut résumer les contenus brièvement, les expliquer en détail ou les adapter au niveau de connaissances de chacun.

Le savoir est ainsi transmis exactement sous la forme qui est utile au nouveau collaborateur à ce moment-là.

Des connaissances disponibles à tout moment et utilisables à jour

Toutes les informations peuvent être déposées dans l’espace de travail concerné et sont disponibles à tout moment pour les personnes autorisées. Les équipes, les supérieurs ou les nouveaux collaborateurs peuvent accéder aux connaissances existantes depuis n’importe où.

Bien entendu, les accès et les autorisations peuvent être gérés individuellement. Ainsi, seules les personnes qui ont besoin des informations pour leur travail y ont accès.

Le résultat est un transfert de connaissances nettement plus efficace au sein de l’entreprise. Moins d’efforts lors des passations, moins de dépendance à certaines personnes et une intégration structurée pour les nouveaux collaborateurs.

Vimmera rend l’onboarding et l’offboarding plus simples, plus sûrs et plus durables. Les connaissances restent dans l’entreprise, sont rendues intelligemment exploitables et sont disponibles exactement au moment où elles sont nécessaires.