Dopo la conoscenza reciproca e una decisione presa in direzione dell’IA in azienda, segue il passo successivo e decisivo: il colloquio di analisi ovvero il workshop di processo. A seconda delle dimensioni dell’azienda e della complessità dei processi, è necessario un colloquio approfondito (il colloquio di analisi) oppure un workshop con più persone e, se necessario, distribuito su più giorni.
Nel workshop o nel colloquio di analisi non si tratta più di conoscersi reciprocamente, bensì di comprendere in modo sistematico e condiviso la vostra organizzazione e i vostri processi.

In questa fase iniziamo con l’analisi strutturata dell’azienda sulla base di DEX (Digital Experience & Execution). DEX è il framework di analisi e impatto di Vimmera AI con cui individuiamo in modo mirato dove si trovano i potenziali. Inoltre, DEX offre a noi e a voi anche la possibilità di rendere oggettivamente misurabile il beneficio successivo dell’introduzione dell’IA e, ad esempio, di misurare i KPI (indicatori di prestazione).

L’obiettivo del workshop di processo è ottenere un quadro oggettivo e affidabile di come la vostra azienda lavora realmente.

Su richiesta, in una fase successiva eseguiamo un’analisi DEX dettagliata di singole aree di lavoro o processi. Maggiori informazioni al riguardo nel passaggio successivo.

A cosa serve il workshop di processo?

Il workshop di processo crea la base per ogni introduzione sensata dell’IA.
Infatti, solo se è chiaro dove i processi si bloccano, dove si perde conoscenza, dove si impiega tempo e dove sorgono rischi, è possibile decidere dove l’IA porta un reale beneficio e dove no.

Nel workshop di processo rileviamo insieme:

• come le informazioni fluiscono attraverso la vostra organizzazione
• dove si verificano tempi di attesa, richieste di chiarimento o interruzioni tra sistemi
• quali attività assorbono particolarmente molto tempo
• dove la conoscenza è legata a singole persone
• quali sistemi supportano – e quali invece rallentano

In questo modo si crea un quadro realistico della vostra realtà lavorativa, che va ben oltre le descrizioni formali dei processi.

Cosa succede concretamente?

Nel workshop di processo o nel colloquio di analisi riuniamo le prospettive rilevanti della vostra azienda: la vostra visione specialistica, i vostri processi, i vostri sistemi e le esperienze dei vostri collaboratori vengono collegati con procedure di analisi strutturate. Documenti, informazioni sui processi, panoramiche dei sistemi e flussi operativi reali non vengono considerati in modo isolato, ma inseriti in un contesto comune.

Su questa base, le vostre idee per l’introduzione dell’IA vengono integrate con i flussi di lavoro effettivi e con l’esperienza di Vimmera AI. Insieme sviluppiamo così una soluzione che non sia solo tecnicamente possibile, ma anche professionalmente sensata, organizzativamente sostenibile ed economicamente efficace. Allo stesso tempo, in questa fase viene definito chiaramente il prosieguo, in modo che dalle prime idee nasca un piano di implementazione solido.

Già durante il colloquio viene preso in considerazione anche l’EU AI Act. Insieme verifichiamo quali requisiti normativi, legali ed etici siano rilevanti per le vostre applicazioni IA pianificate. Infatti, non ogni idea tecnicamente possibile è anche consentita o sensata. Vimmera AI garantisce qui consapevolmente chiarezza, affinché si evitino successive limitazioni, ripianificazioni o rischi legali.

Cosa devo fare per il workshop?

Prepariamo completamente per voi il workshop o il colloquio di analisi. Vi forniamo tutte le informazioni e i documenti preparatori. Tra l’altro, riceverete da noi documenti per la preparazione nei quali definiamo con precisione quali informazioni e documenti concreti ci occorrono da parte vostra. Ad esempio, all’inizio del workshop dovrebbe essere chiarito quali processi analizzeremo insieme. Dovremmo sapere chi lavora nei processi, farci un’idea di quanto siano complessi i processi e dove si trovino le informazioni oppure come si presenti il flusso di lavoro senza il supporto dell’IA. Ma, come detto, vi prepareremo accuratamente, in modo che nessuno dimentichi qualcosa o debba improvvisamente fornire informazioni che in realtà non possiede.

Nel colloquio o nel workshop parliamo dei vostri processi ed eseguiamo un’analisi precisa di tutte le fasi del processo ecc. A tal fine, ad esempio, vengono condotte interviste e osserviamo insieme a voi esempi dei processi.

Sulla base delle informazioni così ottenute, possono essere adottate tutte le misure necessarie per poter configurare in modo ottimale i sistemi di IA in un secondo momento.

Quanto dura il workshop?

Dipende da quanto è complesso il processo, da quante persone sono coinvolte e dall’ambiente in cui si lavora. Quanto più complessa è la situazione, tanto più lunghi saranno i colloqui. Un processo semplice può essere definito in poche ore. Un flusso di processo complesso come, ad esempio, una creazione automatizzata di offerte o un sistema di servizio per l’assistenza clienti può richiedere anche un’intera giornata o più. Prima del workshop riceverete da noi informazioni più precise sull’entità del workshop o del colloquio di analisi.

Quanto costa il workshop di processo?

Il workshop di processo è uno dei punti decisivi nel percorso verso un’implementazione di successo dell’IA nelle aziende. Se questa fase di lavoro non viene svolta con scrupolo, in modo strutturato e accurato, l’intero processo successivo è difficilmente o per nulla valutabile e i risultati dell’introduzione dell’IA difficilmente raggiungono le possibilità che sarebbero ottenibili.

Per questo motivo, già in questa fase del processo deve essere completato un ampio pacchetto di attività.

Non basta semplicemente svolgere brevi colloqui, redigere brevi appunti e poi formulare determinate affermazioni.

Piuttosto, a seconda del processo, ci attende un tempo di preparazione e follow-up di più giorni, al quale partecipano diversi specialisti.

Analizziamo il vostro processo, ne definiamo lo svolgimento e trasferiamo tutte le informazioni in modo tale che da esse possa essere derivato un sistema di IA performante. Dopo il workshop riceverete una documentazione dettagliata della descrizione del processo e una valutazione fondata dell’integrazione dell’IA. Riceverete inoltre un’analisi DEX con l’elencazione dei KPI (indicatori di prestazione) del processo prima dell’introduzione dell’IA.

Riceverete da noi un piano di progetto con una stima dei costi per l’intero progetto (senza il workshop di processo e senza conoscenze sul rispettivo processo aziendale non è possibile fornire un prezzo) e avrete poi un quadro concreto con tutte le informazioni necessarie per stimare gli sforzi e i benefici dell’imminente integrazione dell’IA.

Un workshop di processo non è quindi un breve colloquio che facciamo con voi davanti a un caffè. Calcoliamo i workshop di processo in base all’impegno e a tariffe giornaliere oppure su base oraria. Su richiesta saremo lieti di fornirvi il nostro listino prezzi e un’offerta concreta per il vostro workshop di processo individuale.

Cosa ne ricavate

Dopo il workshop di processo o il colloquio di analisi disponete di una base solida per le decisioni:

• Dove si trova la leva maggiore per i miglioramenti?
• Quali ambiti di impiego sono davvero sensati?
• Quali misure promettono il massimo beneficio?
• Cosa è consentito e dove esistono limiti legali e/o normativi?
• E riceverete da noi un’offerta concreta con i costi per l’intera introduzione dell’IA per il processo o i processi emersi dal workshop.

Invece di sensazioni o soluzioni standard, riceverete una base decisionale fondata e strutturata. In questo modo ci assicuriamo che l’IA non venga introdotta in un punto qualsiasi, ma esattamente lì dove sviluppa il massimo valore aggiunto.