2. Der Prozessworkshop

Nach dem Kennenlernen und einer gefassten Entscheidung in Richtung KI im Unternehmen, folgt der nächste, entscheidende Schritt: das Analysegespräch bzw. der Prozessworkshop. Je nach Unternehmensgröße und Prozesskomplexität ist ein umfassendes Gespräch (das Analysegespräch) oder ein Workshop mit mehreren Personen und ggf. über mehrere Tage hinweg erforderlich.
Im Workshop bzw. im Analysegespräch geht es nicht mehr um das gegenseitige Kennenlernen, sondern um ein systematisches, gemeinsames Verstehen Ihrer Organisation und Ihrer Prozesse.

In diesem Schritt beginnen wir mit der strukturierten Unternehmensanalyse auf Basis von DEX (Digital Experience & Execution). DEX ist das Analyse- und Wirkungsframework von Vimmera AI mit dem wir gezielt herausbekommen, wo Potenziale stecken. DEX bietet uns und Ihnen darüber hinaus aber auch die Möglichkeit den späteren Nutzen der KI-Einführung objektiv messbar und z.B. KPIs (Leistungskennzahlen) messbar zu machen.

Ziel des Prozessworkshops ist es, ein objektives, belastbares Bild davon zu gewinnen, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet.

Auf Wunsch führen wir in einem weiteren Schritt eine detaillierte DEX-Analyse von einzelnen Arbeitsbereichen oder Prozessen durch. Mehr hierzu im nächsten Schritt.

Wofür ist der Prozessworkshop da?

Der Prozessworkshop schafft die Grundlage für jede sinnvolle KI-Einführung.
Denn nur wenn klar ist, wo Prozesse stocken, wo Wissen verloren geht, wo Zeit gebunden wird und wo Risiken entstehen, lässt sich entscheiden, wo KI echten Nutzen bringt und wo nicht.

Im Prozessworkshop erfassen wir gemeinsam:

  • wie Informationen durch Ihre Organisation fließen
  • wo Wartezeiten, Rückfragen oder Medienbrüche entstehen
  • welche Aufgaben besonders viel Zeit binden
  • wo Wissen an einzelne Personen gebunden ist
  • welche Systeme unterstützen – und welche eher bremsen

So entsteht ein realistisches Bild Ihrer Arbeitswirklichkeit, das weit über formale Prozessbeschreibungen hinausgeht.

Was passiert konkret?

Im Prozessworkshop bzw. Analysegespräch führen wir die relevanten Perspektiven Ihres Unternehmens zusammen: Ihre fachliche Sicht, Ihre Prozesse, Ihre Systeme und die Erfahrungen Ihrer Mitarbeitenden werden mit strukturierten Analyseverfahren verknüpft. Dokumente, Prozessinformationen, Systemlandschaften und reale Abläufe werden dabei nicht isoliert betrachtet, sondern in einen gemeinsamen Zusammenhang gebracht.

Darauf aufbauend werden Ihre Ideen zur KI-Einführung mit den tatsächlichen Arbeitsabläufen und der Erfahrung von Vimmera AI zusammengeführt. Gemeinsam entwickeln wir daraus eine Lösung, die nicht nur technisch möglich, sondern fachlich sinnvoll, organisatorisch tragfähig und wirtschaftlich wirksam ist. Gleichzeitig wird in diesem Schritt das weitere Vorgehen klar definiert, sodass aus ersten Vorstellungen ein belastbarer Umsetzungsplan entsteht.

Bereits im Gespräch wird dabei auch der EU AI Act einbezogen. Gemeinsam prüfen wir, welche regulatorischen, rechtlichen und ethischen Anforderungen für Ihre geplanten KI-Anwendungen relevant sind. Denn nicht jede technisch mögliche Idee ist auch zulässig oder sinnvoll. Vimmera AI sorgt hier bewusst für Klarheit, damit spätere Einschränkungen, Umplanungen oder rechtliche Risiken vermieden werden.

Was muss ich für den Workshop tun?

Wir bereiten den Workshop oder das Analysegespräch vollständig für Sie vor. Sie erhalten alle Informationen und Vorbereitungsunterlagen von uns bereitgestellt. U.a. erhalten Sie von uns Unterlagen zur Vorbereitung in denen wir genau definieren, welche konkreten Informationen und Unterlagen wir von Ihnen benötigen. Z.B. sollte zum Workshopbeginn geklärt sein, welche Prozesse wir uns gemeinsam anschauen. Wir sollten wissen, wer an den Prozessen arbeitet, eine Vorstellung davon bekommen, wie komplex die Prozesse sind und wo Informationen liegen bzw. wie der Arbeitsablauf ohne KI-Unterstützung aussieht. Aber wie gesagt, Sie werden von uns gründlich vorbereitet, so, dass niemand etwas vergisst oder plötzlich Informationen bereitstellen soll, die er gar nicht hat.

Im Gespräch bzw. Workshop sprechen wir über Ihre Prozesse und führen eine genaue Analyse aller Prozessschritte usw. durch. Dazu werden z.B. Interviews geführt und wir schauen uns gemeinsam mit Ihnen Beispiele der Prozesse an.

Anhand der so gewonnenen Informationen können alle Maßnahmen ergriffen werden, um die KI-Systeme später optimal konfigurieren zu können.

Wie lange dauert der Workshop?

Das ist davon abhängig, wie komplex der Prozess ist, wieviele Personen beteiligt sind und in welchem Umfeld gearbeitet wird. Je komplexer die Situation, um so länger dauern die Gespräche. Ein einfacher Prozess kann in wenigen Stunden definiert sein. Ein komplexer Prozessablauf wie z.B. eine automatisierte Angebotserstellung oder ein Servicesystem für Kundensupport kann auch einen ganzen Tag oder mehr an Zeit benötigen. Vor dem Workshop erhalten Sie von uns genauere Informationen zum Umfang des Workshops oder des Analysegesprächs.

Was kostet der Prozessworkshop?

Der Prozessworkshop ist einer der entscheidenden Punkte auf dem Weg zur erfolgreichen KI-Implementierung in Unternehmen. Wird dieser Arbeitsschritt nicht gewissenhaft, strukturiert und sorgfältig durchgeführt, ist der gesamte nachfolgende Prozess kaum oder gar nicht bewertbar und die Ergebnisse der KI-Einführung erreichen kaum die Möglichkeiten die erreichbar sind.

Daher muss in diesem Prozessschritt bereits ein großes Aufgabenpaket abgearbeitet werden.

Es reicht nicht, dass einfach kurze Gespräche geführt, kurze Notizen erstellt und daraufhin bestimmte Aussagen getroffen werden.

Vielmehr haben wir je nach Prozess eine mehrtägige Vor- und Nachbereitungszeit vor uns, an der mehrere Spezialisten beteiligt sind.

Wir analysieren Ihren Prozess, definieren deren Ablauf und überführen alle Informationen so, dass daraus ein leistungsfähiges KI-System abgeleitet werden kann. Sie erhalten nach dem Workshop eine detaillierte Dokumentation der Prozessbeschreibung und eine fundierte Einschätzung zur KI-Integration. Ebenso erhalten Sie eine DEX-Analyse mit der Aufführung der KPIs (Leistungskennzahlen) des Prozesses vor der KI-Einführung.

Sie erhalten von uns einen Projektplan mit einer Kosteneinschätzung für das gesamte Projekt (ohne den Prozessworkshop und Kenntnisse über den jeweiligen Unternehmensprozess ist eine Preisabgabe nicht möglich) und haben danach ein konkretes Bild mit allen notwendigen Informationen zur Abschätzung der Aufwände und dem Nutzen der anstehenden KI-Integration.

Ein Prozessworkshop ist daher kein kurzes Gespräch, welches wir mit Ihnen bei einem Kaffee führen. Prozessworkshops berechnen wir nach Aufwand und Tagessätzen bzw. auf Stundenbasis. Auf Nachfrage erhalten Sie von uns gern unsere Preisliste und ein konkretes Angebot für Ihren individuellen Prozessworkshop.

Was Sie davon haben

Nach dem Prozessworkshop bzw. Analysegespräch verfügen Sie über eine belastbare Grundlage für Entscheidungen:

  • Wo liegt der größte Hebel für Verbesserungen?
  • Welche Einsatzbereiche sind wirklich sinnvoll?
  • Welche Maßnahmen versprechen den höchsten Nutzen?
  • Was ist erlaubt und wo gibt es gesetzliche und/oder regulatorische Grenzen?
  • Und Sie erhalten von uns ein konkretes Angebot mit den Kosten für die gesamte KI-Einführung für den oder die Prozesse aus dem Workshop.

Statt Bauchgefühl oder Standardlösungen erhalten Sie eine fundierte, strukturierte Entscheidungsbasis. So stellen wir sicher, dass KI nicht irgendwo eingeführt wird, sondern genau dort, wo sie den größten Mehrwert entfaltet.

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