Après la prise de connaissance mutuelle et une décision prise en faveur de l’IA dans l’entreprise, l’étape suivante, décisive, suit : l’entretien d’analyse ou l’atelier de processus. Selon la taille de l’entreprise et la complexité des processus, un entretien approfondi (l’entretien d’analyse) ou un atelier avec plusieurs personnes et, le cas échéant, sur plusieurs jours, est nécessaire.
Dans l’atelier ou l’entretien d’analyse, il ne s’agit plus de faire connaissance, mais de parvenir à une compréhension systématique et commune de votre organisation et de vos processus.

À cette étape, nous commençons l’analyse structurée de l’entreprise sur la base de DEX (Digital Experience & Execution). DEX est le cadre d’analyse et d’impact de Vimmera AI, grâce auquel nous identifions de manière ciblée où se trouvent les potentiels. DEX nous offre, à nous et à vous, la possibilité de rendre objectivement mesurable l’utilité ultérieure de l’introduction de l’IA et, par exemple, de mesurer des KPI (indicateurs de performance).

L’objectif de l’atelier de processus est d’obtenir une image objective et fiable de la manière dont votre entreprise fonctionne réellement.

Si vous le souhaitez, nous réalisons dans une étape supplémentaire une analyse DEX détaillée de domaines de travail ou de processus individuels. Plus d’informations à ce sujet à l’étape suivante.

À quoi sert l’atelier de processus ?

L’atelier de processus crée la base de toute introduction pertinente de l’IA.
Car ce n’est que lorsque l’on sait clairement où les processus s’enrayent, où le savoir se perd, où du temps est mobilisé et où des risques apparaissent qu’il est possible de décider où l’IA apporte une réelle valeur et où elle n’en apporte pas.

Dans l’atelier de processus, nous relevons ensemble :

• comment les informations circulent dans votre organisation
• où apparaissent des temps d’attente, des demandes de clarification ou des ruptures de support
• quelles tâches mobilisent particulièrement beaucoup de temps
• où le savoir est lié à des personnes individuelles
• quels systèmes soutiennent — et lesquels freinent plutôt

Il en résulte une image réaliste de votre réalité de travail, qui va bien au-delà des descriptions formelles des processus.

Que se passe-t-il concrètement ?

Dans l’atelier de processus ou l’entretien d’analyse, nous réunissons les perspectives pertinentes de votre entreprise : votre vision métier, vos processus, vos systèmes et l’expérience de vos collaborateurs sont reliés à des méthodes d’analyse structurées. Les documents, informations sur les processus, paysages systèmes et déroulements réels ne sont pas considérés isolément, mais replacés dans un contexte commun.

Sur cette base, vos idées d’introduction de l’IA sont mises en relation avec les déroulements de travail réels et l’expérience de Vimmera AI. Ensemble, nous élaborons ainsi une solution qui n’est pas seulement techniquement possible, mais aussi pertinente sur le plan métier, viable sur le plan organisationnel et efficace sur le plan économique. Parallèlement, la suite du processus est clairement définie à cette étape, de sorte qu’à partir des premières idées naît un plan de mise en œuvre solide.

Dès l’entretien, l’EU AI Act est également pris en compte. Ensemble, nous examinons quelles exigences réglementaires, juridiques et éthiques sont pertinentes pour les applications d’IA que vous envisagez. Car toute idée techniquement possible n’est pas forcément autorisée ou pertinente. Vimmera AI veille ici délibérément à apporter de la clarté afin d’éviter des restrictions ultérieures, des réorganisations ou des risques juridiques.

Que dois-je faire pour l’atelier ?

Nous préparons entièrement l’atelier ou l’entretien d’analyse pour vous. Vous recevez de notre part toutes les informations et tous les documents de préparation. Entre autres, nous vous fournissons des documents de préparation dans lesquels nous définissons précisément quelles informations et quels documents concrets nous avons besoin de votre part. Par exemple, au début de l’atelier, il devrait être clarifié quels processus nous allons examiner ensemble. Nous devons savoir qui travaille sur ces processus, avoir une idée de leur complexité et savoir où se trouvent les informations ou à quoi ressemble le déroulement du travail sans assistance de l’IA. Mais comme indiqué, vous serez préparé de manière approfondie par nos soins, afin que personne n’oublie quoi que ce soit ou ne doive soudainement fournir des informations qu’il n’a pas du tout.

Lors de l’entretien ou de l’atelier, nous parlons de vos processus et réalisons une analyse précise de toutes les étapes du processus, etc. Pour cela, des entretiens sont par exemple menés et nous examinons avec vous des exemples de processus.

Sur la base des informations ainsi obtenues, toutes les mesures peuvent être prises afin de pouvoir configurer ensuite les systèmes d’IA de manière optimale.

Combien de temps dure l’atelier ?

Cela dépend de la complexité du processus, du nombre de personnes impliquées et de l’environnement de travail. Plus la situation est complexe, plus les entretiens durent longtemps. Un processus simple peut être défini en quelques heures. Un déroulement de processus complexe, comme par exemple la création automatisée d’offres ou un système de service pour le support client, peut également nécessiter une journée entière ou plus. Avant l’atelier, vous recevrez de notre part des informations plus précises sur l’étendue de l’atelier ou de l’entretien d’analyse.

Combien coûte l’atelier de processus ?

L’atelier de processus est l’un des points décisifs sur la voie d’une mise en œuvre réussie de l’IA dans les entreprises. Si cette étape n’est pas réalisée avec conscience, structure et soin, l’ensemble du processus ultérieur est difficilement, voire pas du tout, évaluable, et les résultats de l’introduction de l’IA n’atteignent guère les possibilités qui seraient réalisables.

C’est pourquoi, à cette étape du processus, un important ensemble de tâches doit déjà être traité.

Il ne suffit pas de mener simplement de courts entretiens, de prendre de brèves notes et d’en tirer ensuite certaines affirmations.

Au contraire, selon le processus, nous avons devant nous plusieurs jours de préparation et de suivi, auxquels participent plusieurs spécialistes.

Nous analysons votre processus, définissons son déroulement et transformons toutes les informations de manière à pouvoir en déduire un système d’IA performant. Après l’atelier, vous recevez une documentation détaillée de la description du processus ainsi qu’une évaluation fondée de l’intégration de l’IA. Vous recevez également une analyse DEX avec l’énumération des KPI (indicateurs de performance) du processus avant l’introduction de l’IA.

Nous vous remettons un plan de projet avec une estimation des coûts pour l’ensemble du projet (sans l’atelier de processus et sans connaissance du processus d’entreprise concerné, il n’est pas possible de fournir un prix) et vous disposez ensuite d’une image concrète avec toutes les informations nécessaires pour estimer les charges et les bénéfices de l’intégration d’IA à venir.

Un atelier de processus n’est donc pas un court entretien que nous menons avec vous autour d’un café. Nous facturons les ateliers de processus selon le temps consacré et des tarifs journaliers ou horaires. Sur demande, nous vous transmettons volontiers notre liste de prix et une offre concrète pour votre atelier de processus individuel.

Ce que vous y gagnez

Après l’atelier de processus ou l’entretien d’analyse, vous disposez d’une base solide pour prendre des décisions :

• Où se trouve le plus grand levier d’amélioration ?
• Quels domaines d’application sont réellement pertinents ?
• Quelles mesures promettent le plus grand bénéfice ?
• Qu’est-ce qui est autorisé et où existent des limites légales et/ou réglementaires ?
• Et vous recevez de notre part une offre concrète avec les coûts de l’ensemble de l’introduction de l’IA pour le ou les processus issus de l’atelier.

Au lieu de vous fier à l’intuition ou à des solutions standard, vous obtenez une base de décision fondée et structurée. Nous veillons ainsi à ce que l’IA ne soit pas introduite n’importe où, mais exactement là où elle déploie la plus grande valeur ajoutée.