I processi HR e organizzativi, in particolare nell’area del personale, traggono vantaggio quando linee guida, descrizioni dei ruoli, procedure e conoscenze interne sono disponibili in modo centralizzato, aggiornato e sicuro. Collaboratori e dirigenti trovano rapidamente informazioni affidabili, mentre i dati sensibili del personale e dell’azienda vengono trattati in modo controllato e conforme alla protezione dei dati.

Proprio nell’ambito HR si applicano requisiti elevati in termini di riservatezza e certezza giuridica. Per questo vengono impiegate soluzioni che gestiscono gli accessi in modo mirato e non trasferiscono i dati a server esterni, ad esempio tramite l’uso locale di LLM senza collegamento al cloud.

Vimmera AI supporta i team HR e organizzativi nella quotidianità lavorativa. I nuovi collaboratori ricevono rapidamente risposte adeguate e informazioni rilevanti durante l’onboarding. Le domande su processi o responsabilità possono essere chiarite in qualsiasi momento, anche quando colleghe o colleghi specializzati non sono disponibili. Linee guida e conoscenze interne diventano più facili da trovare, e documenti, modelli nonché certificati di lavoro possono essere preparati in modo efficiente. Allo stesso modo, le questioni di diritto del lavoro e i processi di candidatura possono essere gestiti più rapidamente e con maggiore coerenza.

Onboarding

Durante l’onboarding di nuovi collaboratori emerge in modo particolarmente chiaro quale utilità pratica offrano le soluzioni basate sull’IA di Vimmera AI. I nuovi colleghi devono familiarizzare con compiti, processi, prodotti, sistemi e responsabilità, spesso sotto pressione temporale e con livelli di conoscenza iniziale molto diversi. In Vimmera Studio, le informazioni rilevanti per il rispettivo ruolo vengono messe a disposizione in modo strutturato, comprensibile e accessibile in qualsiasi momento. Le domande possono essere poste direttamente, i contenuti approfonditi e i collegamenti spiegati, senza dover coinvolgere continuamente colleghe o colleghi.

Inoltre, Vimmera Studio supporta il processo di onboarding non solo in modo reattivo attraverso informazioni, ma anche in modo proattivo, mettendo a disposizione e spiegando in modo mirato le informazioni rilevanti al momento giusto, in modo simile a quanto farebbero colleghe e colleghi esperti nella quotidianità lavorativa. Questo alleggerisce in modo percepibile soprattutto i collaboratori che si occupano dell’inserimento oltre ai propri compiti effettivi e riduce le interruzioni nell’attività quotidiana. Poiché tutti i contenuti si basano su una base di conoscenza aziendale verificata nel Vimmera Cortex, la qualità delle informazioni trasmesse rimane uniforme e affidabile. Questo riduce i tempi di inserimento, alleggerisce i team e fa sì che i nuovi collaboratori diventino produttivi più rapidamente e si sentano più sicuri.

Offboarding

Nella pratica, l’offboarding spesso fallisce perché conoscenze decisive si trovano solo nella mente della persona in uscita e non vengono trasmesse in misura sufficiente ad altre persone. È proprio qui che aiutano i sistemi basati sull’IA come le soluzioni in Vimmera Studio: non accompagnano il processo di offboarding solo documentandolo, ma lo guidano in modo strutturato.

Il sistema pone domande mirate, legate al ruolo e al contesto, ad esempio su attività in corso, pratiche aperte, referenti, accessi ai sistemi, fonti tipiche di errore o procedure collaudate. In questo modo nasce passo dopo passo un passaggio di consegne completo, senza che HR o i dirigenti debbano chiedere e monitorare tutto singolarmente. Le risposte vengono poi consolidate, preparate in modo comprensibile e trasferite nella base di conoscenza (Vimmera Cortex). Così da singoli appunti nasce una panoramica utilizzabile, immediatamente reperibile per i team e direttamente utile al successivo processo di onboarding.

Il vantaggio: minore perdita di conoscenza, responsabilità più chiare, passaggi di consegne più ordinati e un alleggerimento percepibile per tutti i soggetti coinvolti, perché le informazioni non devono più essere cercate faticosamente o spiegate più volte.

Gestione proattiva della conoscenza

Nell’operatività corrente, i sistemi basati sull’IA possono contribuire a far perdere notevolmente importanza ai processi di offboarding nella forma finora abituale. Invece di mettere in sicurezza il sapere rilevante solo al momento dell’uscita di una persona con grande dispendio, la conoscenza aziendale rilevante viene acquisita continuamente, memorizzata in modo strutturato e resa accessibile.

Con Vimmera Studio è possibile raccogliere, curare e diffondere continuamente in azienda il sapere specialistico e di processo. Esperienze, decisioni, best practice e responsabilità non vengono più documentate solo in modo puntuale, ma confluiscono direttamente in una base di conoscenza centrale e viva. In questo modo si crea trasparenza e il know-how critico viene preservato nel lungo periodo.

Il sapere specialistico non è quindi più legato esclusivamente a singole persone. È disponibile esattamente dove serve: presso i collaboratori interessati, nei rispettivi contesti di lavoro e nel sistema stesso. In questo modo la conoscenza può essere utilizzata, aggiornata e trasmessa in modo efficiente anche ai nuovi collaboratori in qualsiasi momento.

Lavoro HR e dati sensibili

Nei dipartimenti del personale vengono trattate quotidianamente informazioni altamente sensibili, tra cui dati personali, valutazioni delle prestazioni, documenti di diritto del lavoro e decisioni riservate. Vimmera AI supporta questo lavoro in ambienti protetti e controllati con ruoli e diritti di accesso chiari. In questo modo si garantisce che i dati siano utilizzati esclusivamente da persone autorizzate e che protezione dei dati e compliance siano sempre rispettate.

Un tipico esempio di applicazione è la redazione di certificati di lavoro o documenti rilevanti per il personale. Profili di attività, contributi ai progetti, valutazioni delle prestazioni e feedback possono essere analizzati in modo strutturato e trasformati in formulazioni coerenti e giuridicamente sicure. È possibile includere integrazioni individuali, garantendo al contempo che nessun contenuto non consentito o riservato finisca nei documenti. Il risultato sono documenti completi, equi e comprensibili con un impiego di tempo nettamente inferiore.

Documentazione nella quotidianità lavorativa

Anche nell’ambito della documentazione, Vimmera AI offre un alleggerimento percepibile. I collaboratori possono registrare facilmente riunioni, appuntamenti con clienti o coordinamenti tramite voce. Il sistema trascrive i contenuti, li struttura, li assegna alle pratiche corrette e crea attività, responsabilità e riepiloghi. Le informazioni mancanti vengono richieste in modo mirato, così che la documentazione rimanga completa e coerente.

Su questa base è possibile generare automaticamente report strutturati o riepiloghi per uffici interni e clienti. Tutti i soggetti coinvolti sono informati tempestivamente, i passaggi successivi sono chiaramente definiti e la conoscenza non va persa.

In questo modo la documentazione diventa una parte integrante del lavoro, invece di rappresentare un onere aggiuntivo. La trasparenza aumenta, i processi diventano più affidabili e le organizzazioni dispongono in ogni momento di informazioni aggiornate, complete e utilizzabili.

Regole giuridiche

Nel caso di dati sensibili, in particolare dati personali, oltre alla riservatezza esistono naturalmente anche alcuni limiti giuridici. In questo contesto il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) svolge un ruolo del tutto particolare. Ma anche l’AGG (legge generale sulla parità di trattamento) e l’EU AI Act devono essere sempre rispettati.

Ed è esattamente ciò che facciamo. Analizziamo con grande precisione ogni processo che automatizziamo insieme a voi, vi forniamo le relative valutazioni e verifichiamo quali prescrizioni devono essere rispettate. Inoltre, viene redatta una documentazione precisa su come i sistemi possono essere utilizzati, cosa è consentito e cosa no. Ciò significa che ci occupiamo di fare in modo che i vostri sistemi in seguito non solo funzionino bene, ma possano anche essere impiegati in modo giuridicamente impeccabile.

GDPR

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati disciplina, ad esempio, la gestione di base dei dati sensibili e in particolare dei dati personali. Si tratta del fatto che ogni persona debba essere informata con precisione, ad esempio, su cosa accade ai propri dati. Come e dove vengono memorizzati e chi vi ha accesso. La trasparenza è importante ed è un presupposto fondamentale. Inoltre, non è possibile semplicemente memorizzare o analizzare tutto. Esistono limiti chiari che devono essere rispettati.

Abbiamo preparato per voi ulteriori informazioni sul GDPR in un contributo separato dedicato al GDPR.

AGG

La legge generale sulla parità di trattamento stabilisce che nessuno possa essere svantaggiato sulla base di diversi criteri. Tra questi rientrano:

• Origine etnica
• Genere
• Età
• Disabilità
• Identità sessuale
• Religione e visione del mondo

Qui è necessario intervenire già molto presto nella configurazione dei sistemi di IA. A seconda dei dati con cui un LLM (il modello linguistico sottostante) è stato addestrato, possono verificarsi distorsioni che impediscono una neutralità al 100% nelle valutazioni e nelle risposte. Ogni LLM reagisce in modo leggermente diverso sotto questo aspetto.

Grazie a misure speciali di Vimmera AI, una tale distorsione viene esclusa. Tutte le informazioni emesse dai sistemi provengono dal vostro sapere aziendale e non dai dati di addestramento di un LLM.

EU AI Act

Anche l’EU AI Act deve essere preso in considerazione nell’impiego dell’IA nelle aziende. Questa direttiva stabilisce limiti europei per l’uso dell’IA. Anche su questo tema abbiamo preparato per voi un contributo separato.

Ad esempio, l’EU AI Act disciplina come viene classificato un sistema di IA e quali misure aggiuntive devono essere adottate attorno al sistema. Ad esempio, esistono regole chiare su ciò che è consentito e ciò che non lo è. Inoltre, si distingue tra sistemi a rischio basso, normale o elevato. A seconda del caso, si applicano requisiti diversi in termini di trasparenza, impiego e documentazione.

L’EU AI Act serve in primo luogo a garantire che l’IA venga impiegata in modo responsabile e trasparente.

Cosa è consentito nell’HR con l’IA e cosa no?

Soprattutto nel lavoro con dati sensibili (nell’HR, tra l’altro, dati personali) ci sono alcuni aspetti da considerare:

Ad esempio, sono vietati:

• decisioni automatizzate da parte di sistemi di IA

Ad esempio, un sistema di IA non può mai prendere autonomamente determinate decisioni senza l’intervento o il controllo di una persona. In concreto questo significa:

Ad esempio, i sistemi di IA non possono inviare automaticamente rifiuti ai candidati.

I sistemi di IA non possono nemmeno prendere la decisione finale su un’assunzione.

I sistemi di IA non possono decidere autonomamente stipendi o bonus né definire condizioni contrattuali.

È invece consentito:

I sistemi di IA ordinano e filtrano i candidati in preparazione a una decisione del personale (umana).

I sistemi di IA possono proporre persone per una determinata attività.

I sistemi di IA supportano nella creazione di annunci di lavoro.

Alla fine, la decisione deve essere presa da una persona.

Ed è esattamente ciò che fanno i nostri sistemi. Lavorano insieme a voi, ottimizzano e accelerano i processi e valutano una grande quantità di dati. I sistemi di IA sono il vostro strumento nell’HR e non dovete preoccuparvi del quadro giuridico.

Qui sono riportati solo alcuni esempi. Naturalmente vale molto di più e ci sono molte più condizioni quadro da considerare. Nei nostri colloqui analizziamo tutto ciò che è importante per voi e per la vostra azienda e implementiamo solo i sistemi conformi alle direttive vigenti.

Se volete rendere più efficiente il lavoro HR e organizzativo senza rischi per la protezione dei dati, definiamo insieme casi d’uso adeguati e un modello operativo sicuro.