Les processus RH et organisationnels, en particulier dans le domaine du personnel, bénéficient lorsque les directives, les descriptions de rôle, les procédures et les connaissances internes sont disponibles de manière centralisée, à jour et sécurisée. Les collaborateurs et les cadres trouvent rapidement des informations fiables, tandis que les données sensibles relatives au personnel et à l’entreprise sont traitées de manière contrôlée et conforme à la protection des données.

Surtout dans le domaine des RH, les exigences en matière de confidentialité et de sécurité juridique sont élevées. C’est pourquoi des solutions sont utilisées qui contrôlent les accès de manière ciblée et ne transmettent pas les données à des serveurs externes, par exemple grâce à l’utilisation locale de LLM sans connexion au cloud.

Vimmera AI soutient les équipes RH et organisationnelles dans leur travail quotidien. Les nouveaux collaborateurs obtiennent rapidement des réponses adaptées et des informations pertinentes pendant l’onboarding. Les questions relatives aux processus ou aux responsabilités peuvent être clarifiées à tout moment, même lorsque des collègues spécialisés ne sont pas disponibles. Les directives et les connaissances internes sont plus faciles à trouver, et les documents, modèles ainsi que certificats de travail peuvent être préparés efficacement. De même, les questions de droit du travail et les processus de candidature peuvent être traités plus rapidement et de manière plus cohérente.

Onboarding

Lors de l’onboarding de nouveaux collaborateurs, l’utilité pratique des solutions assistées par l’IA de Vimmera AI apparaît particulièrement clairement. Les nouveaux collègues doivent se familiariser avec les tâches, les processus, les produits, les systèmes et les responsabilités, souvent dans l’urgence et avec des connaissances préalables très variables. Dans Vimmera Studio, les informations pertinentes pour le rôle concerné sont fournies de manière structurée, compréhensible et accessible à tout moment. Les questions peuvent être posées directement, les contenus approfondis et les liens expliqués, sans devoir constamment faire appel à des collègues.

En outre, Vimmera Studio soutient le processus d’onboarding non seulement de manière réactive en fournissant des informations, mais aussi de manière proactive, en mettant à disposition et en expliquant les informations pertinentes au bon moment, un peu comme le feraient des collègues expérimentés dans le travail quotidien. Cela soulage sensiblement les collaborateurs qui prennent en charge l’intégration en plus de leurs tâches principales et réduit les interruptions dans l’activité courante. Comme tous les contenus reposent sur une base de connaissances d’entreprise vérifiée dans Vimmera Cortex, la qualité des informations transmises reste uniforme et fiable. Cela raccourcit les temps d’intégration, soulage les équipes et permet aux nouveaux collaborateurs d’être productifs plus rapidement et de se sentir plus en confiance.

Offboarding

Dans la pratique, l’offboarding échoue souvent parce que des connaissances essentielles ne sont présentes que dans l’esprit de la personne qui quitte l’entreprise et ne sont pas suffisamment transmises à d’autres personnes. C’est précisément là que des systèmes assistés par l’IA comme les solutions de Vimmera Studio apportent une aide : ils accompagnent le processus d’offboarding non seulement en le documentant, mais aussi en le structurant.

Le système pose des questions ciblées, adaptées au rôle et au contexte, par exemple sur les tâches en cours, les dossiers ouverts, les interlocuteurs, les accès aux systèmes, les sources d’erreurs typiques ou les bonnes pratiques. Il en résulte, étape par étape, une transmission complète, sans que les RH ou les cadres aient à tout demander et suivre individuellement. Les réponses sont ensuite consolidées, préparées de manière compréhensible et intégrées dans la base de connaissances (Vimmera Cortex). Ainsi, de simples notes deviennent une vue d’ensemble exploitable, immédiatement retrouvable par les équipes et qui soutient directement le prochain processus d’onboarding.

L’avantage : moins de perte de connaissances, des responsabilités plus claires, des transmissions plus propres et un soulagement perceptible pour toutes les parties prenantes, car les informations n’ont plus à être laborieusement rassemblées ou expliquées plusieurs fois.

Gestion proactive des connaissances

Dans le fonctionnement quotidien, les systèmes assistés par l’IA peuvent contribuer à ce que les processus d’offboarding perdent nettement de leur importance sous leur forme habituelle. Au lieu de sécuriser les connaissances uniquement au moment du départ d’une personne, les connaissances pertinentes de l’entreprise sont saisies en continu, stockées de manière structurée et rendues accessibles.

Avec Vimmera Studio, les connaissances métier et processus peuvent être collectées, entretenues et diffusées en continu dans l’entreprise. Les expériences, décisions, bonnes pratiques et responsabilités ne sont plus documentées seulement ponctuellement, mais alimentent directement une base de connaissances centrale et vivante. Cela crée de la transparence et permet de conserver durablement les savoirs critiques.

Le savoir spécialisé n’est ainsi plus lié exclusivement à certaines personnes. Il est disponible exactement là où il est nécessaire : auprès des collaborateurs concernés, dans les contextes de travail respectifs et dans le système lui-même. Ainsi, les connaissances peuvent être utilisées à tout moment, mises à jour et transmises efficacement aux nouveaux collaborateurs.

Travail RH et données sensibles

Dans les services RH, des informations hautement sensibles sont traitées quotidiennement, notamment des données personnelles, des évaluations de performance, des documents relevant du droit du travail et des décisions confidentielles. Vimmera AI soutient ce travail dans des environnements protégés et contrôlés avec des rôles et des droits d’accès clairement définis. Il est ainsi garanti que les données ne sont utilisées que par des personnes autorisées et que la protection des données ainsi que la conformité sont respectées à tout moment.

Un exemple d’application typique est la rédaction de certificats de travail ou de documents liés au personnel. Les profils d’activité, les contributions aux projets, les évaluations de performance et les retours peuvent être analysés de manière structurée et transformés en formulations cohérentes et juridiquement sûres. Des compléments individuels peuvent être intégrés, tout en garantissant qu’aucun contenu non autorisé ou confidentiel ne se retrouve dans les documents. Le résultat : des documents complets, équitables et compréhensibles, avec un gain de temps considérable.

Documentation dans le travail quotidien

Dans le domaine de la documentation aussi, Vimmera AI apporte un soulagement notable. Les collaborateurs peuvent enregistrer facilement des réunions, des rendez-vous clients ou des concertations par la voix. Le système transcrit les contenus, les structure, les attribue aux bons dossiers et crée des tâches, des responsabilités et des résumés. Les informations manquantes sont demandées de manière ciblée, afin que la documentation reste complète et cohérente.

Sur cette base, il est possible de générer automatiquement des rapports ou des résumés structurés pour les services internes et les clients. Toutes les parties prenantes sont informées rapidement, les prochaines étapes sont clairement définies et les connaissances ne se perdent pas.

La documentation devient ainsi une composante intégrée du travail, au lieu d’une charge supplémentaire. La transparence augmente, les processus deviennent plus fiables et les organisations disposent à tout moment d’informations actuelles, complètes et exploitables.

Règles juridiques

En ce qui concerne les données sensibles, en particulier les données personnelles, il existe bien sûr, outre la confidentialité, certaines limites juridiques. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) joue ici un rôle tout particulier. Mais la loi générale sur l’égalité de traitement (AGG) ainsi que l’EU AI Act doivent également toujours être pris en compte.

Et c’est exactement ce que nous faisons. Chaque processus que nous automatisons avec vous est analysé très précisément, nous vous fournissons des évaluations correspondantes et vérifions quelles exigences doivent être respectées. De plus, une documentation précise est établie sur la manière dont les systèmes peuvent être utilisés, ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas. Autrement dit, nous réfléchissons à la manière de faire en sorte que vos systèmes ne fonctionnent pas seulement bien, mais puissent aussi être utilisés de manière juridiquement irréprochable.

RGPD

Le règlement général sur la protection des données régit par exemple la manière fondamentale de traiter les données sensibles et en particulier les données personnelles. Il s’agit de veiller à ce que chaque personne soit, par exemple, précisément informée de ce qu’il advient de ses données. Comment et où elles sont stockées et qui y a accès. La transparence est importante et constitue une condition de base. Il n’est pas non plus permis de tout stocker ou d’analyser tout sans distinction. Il existe des limites claires qui doivent être respectées ici.

Nous avons préparé pour vous de plus amples informations sur le RGPD dans un article séparé consacré au RGPD.

AGG

La loi générale sur l’égalité de traitement stipule que personne ne doit être désavantagé en raison de différents critères. Ceux-ci comprennent :

• Origine ethnique
• Sexe
• Âge
• Handicap
• Identité sexuelle
• Religion et convictions

Ici, la configuration des systèmes d’IA doit être mise en place très tôt. Selon les données avec lesquelles un LLM (le modèle linguistique en arrière-plan) a été entraîné, des biais peuvent apparaître et empêcher une neutralité à 100 % dans les évaluations et les réponses. Chaque LLM réagit ici un peu différemment.

Grâce à des mesures spécifiques de Vimmera AI, un tel biais est exclu. Toutes les informations émises par les systèmes proviennent de vos connaissances d’entreprise et non des données d’entraînement d’un LLM.

EU AI Act

L’EU AI Act doit également être pris en compte lors de l’utilisation de l’IA dans les entreprises. Cette directive fixe des limites européennes à l’utilisation de l’IA. Nous avons également rassemblé pour vous un article séparé à ce sujet.

Par exemple, l’EU AI Act régit la manière dont un système d’IA est classé et quelles mesures doivent encore être prises autour du système. Il existe par exemple des règles claires sur ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas. On distingue également les systèmes à faible, moyen ou haut risque. Des exigences différentes s’appliquent alors en matière de transparence, d’utilisation et de documentation.

L’EU AI Act sert avant tout à garantir que l’IA soit utilisée de manière responsable et transparente.

Qu’est-ce qui est autorisé ou non dans les RH avec l’IA ?

En particulier lorsqu’on travaille avec des données sensibles (dans les RH, notamment des données personnelles), certaines choses doivent être prises en compte :

Par exemple, sont interdits :

• les décisions automatisées par des systèmes d’IA

Un système d’IA ne doit par exemple jamais prendre de manière autonome certaines décisions, sans intervention ni contrôle humain. Concrètement, cela signifie :

Les systèmes d’IA ne doivent par exemple pas envoyer automatiquement des refus aux candidats.

Les systèmes d’IA ne doivent pas non plus prendre la décision finale concernant une embauche.

Les systèmes d’IA ne doivent pas prendre eux-mêmes des décisions relatives aux salaires ou aux primes, ni fixer les conditions contractuelles.

En revanche, sont autorisés :

Les systèmes d’IA trient et filtrent les candidats en amont d’une décision (humaine) en matière de personnel.

Les systèmes d’IA peuvent proposer des personnes pour une activité donnée.

Les systèmes d’IA aident à la rédaction d’offres d’emploi.

Au final, c’est un humain qui doit prendre la décision.

Et c’est exactement ce que font nos systèmes. Ils travaillent avec vous, optimisent et accélèrent les processus et évaluent une multitude de données. Les systèmes d’IA sont votre outil dans les RH et vous ne devez pas vous soucier du cadre juridique.

Voici seulement quelques exemples. Bien entendu, il existe encore bien plus de règles et de conditions-cadres à respecter. Lors de nos échanges, nous examinons tout ce qui est important pour vous et votre entreprise et ne mettons en place que les systèmes conformes aux directives applicables.

Si vous souhaitez rendre le travail RH et organisationnel plus efficace, sans risques liés à la protection des données, nous clarifions ensemble les cas d’usage appropriés et un modèle d’exploitation sécurisé.