Quante ore alla settimana dedica la vostra azienda alla ricerca di informazioni?

“Sappiamo che l’abbiamo già fatto una volta.”

Una frase che ricorre regolarmente in quasi ogni azienda. E, per lo più, dopo non inizia il vero lavoro. Ma la ricerca.

• Dov’è il file?
• Chi ha seguito il progetto all’epoca?
• C’era un verbale a riguardo?
• Quale versione era quella giusta?
• Qualcuno ha una mail a riguardo?
• Oppure lo sa solo il signor Müller?

Questi minuti sembrano innocui. Dopotutto, cercare fa in qualche modo parte della routine lavorativa. Ma è proprio qui che spesso nascono i costi più grandi e invisibili di un’azienda.

L’attività più costosa spesso non è un vero lavoro

Immaginate che un dipendente impieghi dieci minuti per trovare un’informazione.

• Un disegno tecnico.
• Un calcolo.
• Una decisione presa in una riunione.
• Un accordo con un cliente.
• Una norma.
• Una e-mail.
• Oppure semplicemente la risposta a una domanda che era già stata data tre mesi fa.

Dieci minuti sembrano irrilevanti. Ma se venti dipendenti vivono questa situazione solo tre volte al giorno, il totale supera rapidamente un’intera settimana lavorativa — ogni settimana.

Non perché nessuno lavori. Ma perché il sapere disponibile non è accessibile nel momento giusto.

Il vero problema non sono le informazioni mancanti

Nella maggior parte delle aziende non manca il sapere. Al contrario.

Esistono cartelle, unità di rete, strutture SharePoint, archivi e-mail, verbali, file PDF, file Excel, manuali, presentazioni e innumerevoli altre fonti di informazione.

La sfida è che il sapere è cresciuto nel corso degli anni. Ogni reparto lavora in modo leggermente diverso. Ogni dipendente archivia le informazioni in un luogo diverso. Ogni progetto genera nuovi documenti.

Con il tempo non nasce un sistema di conoscenza. Nasce un paesaggio informativo. E più un’azienda cresce, più diventa difficile mantenere una visione d’insieme.

Cercare è raramente misurabile — ma sempre costoso

È interessante notare che il tempo di ricerca non compare in nessun conto economico. Non appare come un centro di costo a sé stante. Non viene analizzato. Viene semplicemente accettato come parte normale del lavoro quotidiano.

Eppure ogni azienda paga questo tempo. Giorno dopo giorno. Anno dopo anno. Senza rendersene consapevolmente conto.

Il sapere dovrebbe lavorare — non essere cercato

La vera domanda quindi non è:

“Dove archiviamo i nostri documenti?”

Ma:

“Quanto rapidamente i dipendenti arrivano a una risposta affidabile?”

Perché le aziende non prendono decisioni sulla base dei file. Prendono decisioni sulla base del sapere. E proprio questo sapere deve essere reperibile, aggiornato e comprensibile.

Spunto di riflessione Vimmera

Provate nei prossimi cinque giorni lavorativi un piccolo esperimento. Chiedete al vostro team di fare un segno su un foglio di carta ogni volta che viene pronunciata una di queste frasi:

• “Dove lo trovo?”
• “Chi lo sa?”
• “Lo sto cercando proprio adesso.”
• “Qualcuno ha la versione attuale?”
• “Puoi rimandarmelo ancora una volta?”

Non per controllare i dipendenti. Ma per rendere visibile quanto spesso il sapere già disponibile debba essere cercato di nuovo.

Rimarrete sorpresi.

Domanda pratica della settimana

Quale informazione viene cercata più spesso nella vostra azienda, anche se in realtà è già disponibile da tempo? Forse proprio lì si trova il primo processo che dovrebbe essere organizzato in modo più intelligente.

Da portare con sé

Le aziende raramente perdono conoscenza. Perdono ogni giorno tempo, perché il sapere disponibile non è accessibile nel momento giusto.