Quante ore alla settimana impiega la vostra azienda per cercare informazioni?

«Sappiamo che lo abbiamo già fatto in passato.»

Una frase che ricorre regolarmente in quasi tutte le aziende. E di solito, da quel momento, non inizia il lavoro vero e proprio. Inizia la ricerca.

• Dov’è il file?
• Chi si era occupato di quel progetto?
• C’è un verbale?
• Qual era la versione giusta?
• Qualcuno ha un’e-mail al riguardo?
• O lo sa solo il signor Müller?

Questi minuti sembrano innocui. In fondo, cercare fa in qualche modo parte della routine lavorativa. Eppure è proprio qui che spesso si generano i costi più ingenti e invisibili di un’azienda.

L’attività più costosa spesso non è il lavoro vero e proprio

Immaginate che un dipendente impieghi dieci minuti per trovare un’informazione.

• Un disegno tecnico.
• Un calcolo dei costi.
• Una decisione presa durante una riunione.
• Un accordo con un cliente.
• Una norma.
• Un’e-mail.
• O semplicemente la risposta a una domanda a cui si era già risposto tre mesi fa.

Dieci minuti sembrano insignificanti. Ma se venti dipendenti vivono questa situazione anche solo tre volte al giorno, il tempo perso supera rapidamente un’intera settimana lavorativa, ogni settimana.

Non perché nessuno lavori. Ma perché le conoscenze già disponibili non sono accessibili al momento giusto.

Il vero problema non è la mancanza di informazioni

Nella maggior parte delle aziende non mancano le conoscenze. Anzi.

Ci sono cartelle, unità di rete, strutture SharePoint, archivi e-mail, verbali, PDF, file Excel, manuali, presentazioni e innumerevoli altre fonti di informazioni.

La difficoltà sta nel fatto che le conoscenze si sono accumulate nel corso degli anni. Ogni reparto lavora in modo leggermente diverso. Ogni dipendente salva le informazioni in un posto diverso. Ogni progetto genera nuovi documenti.

Con il tempo, non si crea un sistema di gestione delle conoscenze, ma un panorama informativo. E più un’azienda cresce, più diventa difficile orientarsi.

Il tempo dedicato alla ricerca raramente si misura, ma costa sempre caro

È interessante notare che il tempo dedicato alla ricerca non compare in nessun conto economico. Non viene registrato come voce di costo a sé. Non viene analizzato. Viene semplicemente accettato come una componente normale del lavoro quotidiano.

Eppure ogni azienda paga per questo tempo. Giorno dopo giorno. Anno dopo anno. Senza rendersene conto.

Le conoscenze dovrebbero essere al servizio del lavoro, non qualcosa da cercare

La vera domanda, quindi, non è:

«Dove archiviamo i nostri documenti?»

Ma:

«Quanto velocemente i dipendenti riescono a trovare una risposta affidabile?»

Perché le aziende non prendono decisioni sulla base dei file, ma delle conoscenze. Ed è proprio questo sapere che deve essere reperibile, aggiornato e comprensibile.

Spunto di riflessione Vimmera

Nei prossimi cinque giorni lavorativi, provate a fare un piccolo esperimento. Chiedete al vostro team di tracciare una lineetta su un foglio ogni volta che qualcuno pronuncia una di queste frasi:

• «Dove lo trovo?»
• «Chi lo sa?»
• «Lo sto cercando.»
• «Qualcuno ha la versione aggiornata?»
• «Me lo puoi rimandare?»

Non per controllare i dipendenti, ma per rendersi conto di quanto spesso sia necessario cercare di nuovo conoscenze già disponibili.

Resterete sorpresi.

La domanda pratica della settimana

Qual è l’informazione che nella vostra azienda viene cercata più spesso, anche se in realtà esiste già? Forse è proprio quello il primo processo da organizzare in modo più intelligente.

In sintesi

Le aziende raramente perdono conoscenze. Perdono tempo ogni giorno perché le conoscenze già disponibili non sono accessibili al momento giusto.