Combien d’heures votre entreprise consacre-t-elle chaque semaine à la recherche d’informations ?

« Nous savons que nous l’avons déjà fait une fois. »

Une phrase qui revient régulièrement dans presque toutes les entreprises. Et, la plupart du temps, ce n’est pas le vrai travail qui commence ensuite. Mais la recherche.

• Où se trouve le fichier ?
• Qui a traité le projet à l’époque ?
• Y avait-il un compte rendu à ce sujet ?
• Quelle version était la bonne ?
• Quelqu’un a-t-il un e-mail à ce sujet ?
• Ou bien seul M. Müller le sait-il ?

Ces minutes paraissent anodines. Après tout, la recherche fait en quelque sorte partie du quotidien professionnel. Pourtant, c’est précisément là que naissent souvent les coûts les plus importants et invisibles d’une entreprise.

L’activité la plus coûteuse n’est souvent pas un vrai travail

Imaginez qu’un collaborateur ait besoin de dix minutes pour trouver une information.

• Un dessin technique.
• Un calcul.
• Une décision issue d’une réunion.
• Un accord client.
• Une norme.
• Un e-mail.
• Ou tout simplement la réponse à une question déjà posée il y a trois mois.

Dix minutes semblent insignifiantes. Mais si vingt collaborateurs vivent cela seulement trois fois par jour, cela représente rapidement plus d’une semaine de travail entière — chaque semaine.

Non pas parce que personne ne travaille. Mais parce que les connaissances existantes ne sont pas disponibles au bon moment.

Le vrai problème n’est pas le manque d’informations

Dans la plupart des entreprises, le problème n’est pas le manque de connaissances. Bien au contraire.

Il existe des dossiers, des lecteurs réseau, des structures SharePoint, des archives e-mail, des comptes rendus, des PDF, des fichiers Excel, des manuels, des présentations et d’innombrables autres sources d’information.

Le défi réside dans le fait que les connaissances se sont développées au fil des années. Chaque service travaille un peu différemment. Chaque collaborateur stocke les informations à un endroit différent. Chaque projet génère de nouveaux documents.

Avec le temps, il ne se crée pas un système de connaissances. Il se crée un paysage informationnel. Et plus une entreprise grandit, plus il devient difficile d’en garder une vue d’ensemble.

La recherche est rarement mesurable — mais toujours coûteuse

Il est intéressant de constater que le temps passé à chercher n’apparaît dans aucun compte de résultat. Il n’apparaît pas comme un centre de coûts distinct. Il n’est pas évalué. Il est simplement accepté comme une composante normale du travail quotidien.

Pourtant, chaque entreprise paie ce temps. Jour après jour. Année après année. Sans en avoir pleinement conscience.

Les connaissances devraient travailler — pas être recherchées

La vraie question n’est donc pas :

« Où stockons-nous nos documents ? »

Mais :

« À quelle vitesse les collaborateurs obtiennent-ils une réponse fiable ? »

Car les entreprises ne prennent pas leurs décisions sur la base de fichiers. Elles prennent leurs décisions sur la base de connaissances. Et c’est précisément cette connaissance qui doit être trouvable, à jour et compréhensible.

Vimmera, matière à réflexion

Essayez, au cours des cinq prochains jours ouvrables, une petite expérience. Demandez à votre équipe de faire un trait sur une feuille de papier chaque fois que l’une de ces phrases est prononcée :

• « Où puis-je trouver ça ? »
• « Qui sait ça ? »
• « Je suis en train de chercher ça. »
• « Quelqu’un a-t-il la version actuelle ? »
• « Peux-tu me renvoyer ça ? »

Non pas pour contrôler les collaborateurs. Mais pour rendre visible à quelle fréquence les connaissances existantes doivent être recherchées à nouveau.

Vous serez surpris.

Question pratique de la semaine

Quelle information est la plus souvent recherchée dans votre entreprise — alors qu’elle existe déjà depuis longtemps ? Peut-être est-ce précisément là que se trouve le premier processus qui devrait être organisé de manière plus intelligente.

À retenir

Les entreprises perdent rarement des connaissances. Elles perdent chaque jour du temps, parce que les connaissances existantes ne sont pas disponibles au bon moment.