Combien d’heures votre entreprise consacre-t-elle chaque semaine à rechercher des informations ?

« Nous savons que nous avons déjà fait cela. »

Une phrase que l’on entend régulièrement dans presque toutes les entreprises. Et, la plupart du temps, le véritable travail ne commence pas ensuite. C’est la recherche qui commence.

• Où se trouve le fichier ?
• Qui s’est occupé de ce projet à l’époque ?
• Y a-t-il un compte rendu à ce sujet ?
• Quelle était la bonne version ?
• Quelqu’un a-t-il un e-mail à ce sujet ?
• Ou bien seul Monsieur Müller le sait-il ?

Ces minutes semblent anodines. Après tout, chercher fait en quelque sorte partie du quotidien professionnel. Pourtant, c’est précisément là que se cachent souvent les coûts les plus importants et les moins visibles d’une entreprise.

L’activité la plus coûteuse ne relève souvent pas du travail proprement dit

Imaginez qu’un employé ait besoin de dix minutes pour trouver une information.

• Un dessin technique.
• Un calcul de coûts.
• Une décision prise lors d’une réunion.
• Un accord avec un client.
• Une norme.
• Un e-mail.
• Ou tout simplement la réponse à une question à laquelle on a déjà répondu il y a trois mois.

Dix minutes semblent insignifiantes. Pourtant, si vingt employés vivent cette situation seulement trois fois par jour, cela représente rapidement plus d’une semaine complète de travail — chaque semaine.

Non pas parce que personne ne travaille, mais parce que les connaissances existantes ne sont pas disponibles au bon moment.

Le véritable problème n’est pas le manque d’informations

Dans la plupart des entreprises, les connaissances ne manquent pas. Bien au contraire.

Il existe des dossiers, des lecteurs réseau, des espaces SharePoint, des archives d’e-mails, des comptes rendus, des PDF, des fichiers Excel, des manuels, des présentations et d’innombrables autres sources d’information.

Le défi, c’est que les connaissances se sont accumulées au fil des années. Chaque service travaille un peu différemment. Chaque employé stocke les informations à un endroit différent. Chaque projet génère de nouveaux documents.

Avec le temps, il ne se crée pas de système de connaissances. C’est tout un paysage informationnel qui se dessine. Et plus une entreprise grandit, plus il devient difficile de s’y retrouver.

Le temps passé à chercher est rarement mesuré — mais il coûte toujours cher

Fait intéressant, le temps passé à chercher ne figure dans aucun compte de résultat. Il n’apparaît pas comme un poste de coûts distinct. Il n’est pas évalué. Il est simplement accepté comme une composante normale du travail quotidien.

Pourtant, chaque entreprise paie le prix de ce temps. Jour après jour. Année après année. Sans même en avoir conscience.

Les connaissances devraient être mises à contribution — plutôt que recherchées

La véritable question n’est donc pas :

« Où stockons-nous nos documents ? »

Mais plutôt :

« À quelle vitesse les employés peuvent-ils obtenir une réponse fiable ? »

Car les entreprises ne prennent pas de décisions à partir de fichiers. Elles prennent des décisions à partir de connaissances. Et ces connaissances doivent précisément être faciles à trouver, à jour et compréhensibles.

Une piste de réflexion Vimmera

Au cours des cinq prochains jours ouvrés, tentez une petite expérience. Demandez à votre équipe de faire une marque sur une feuille chaque fois que l’une de ces phrases est prononcée :

• « Où puis-je trouver ça ? »
• « Qui le sait ? »
• « Je suis en train de chercher. »
• « Quelqu’un a-t-il la version à jour ? »
• « Peux-tu me le renvoyer ? »

Non pas pour contrôler les employés, mais pour mettre en évidence la fréquence à laquelle il faut rechercher à nouveau des connaissances déjà disponibles.

Vous serez surpris.

La question pratique de la semaine

Quelle information est la plus souvent recherchée dans votre entreprise, alors qu’elle existe déjà depuis longtemps ? C’est peut-être précisément là que se trouve le premier processus à organiser plus intelligemment.

À retenir

Les entreprises perdent rarement leurs connaissances. Elles perdent du temps chaque jour parce que les connaissances existantes ne sont pas disponibles au bon moment.