Wie viele Stunden benötigt Ihr Unternehmen jede Woche dafür, Wissen zu suchen?

„Wir wissen, dass wir das schon einmal gemacht haben.“

Ein Satz, der in nahezu jedem Unternehmen regelmäßig fällt. Und meistens beginnt danach nicht die eigentliche Arbeit. Sondern die Suche.

• Wo liegt die Datei?
• Wer hat das Projekt damals bearbeitet?
• Gab es dazu ein Protokoll?
• Welche Version war die richtige?
• Hat jemand dazu eine E-Mail?
• Oder weiß das nur Herr Müller?

Diese Minuten wirken harmlos. Schließlich gehört das Suchen irgendwie zum Arbeitsalltag. Doch genau hier entstehen oft die größten, unsichtbaren Kosten eines Unternehmens.

Die teuerste Tätigkeit ist häufig keine eigentliche Arbeit

Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter benötigt zehn Minuten, um eine Information zu finden.

• Eine technische Zeichnung.
• Eine Kalkulation.
• Eine Entscheidung aus einem Meeting.
• Eine Kundenvereinbarung.
• Eine Norm.
• Eine E-Mail.
• Oder schlicht die Antwort auf eine Frage, die bereits vor drei Monaten beantwortet wurde.

Zehn Minuten erscheinen unbedeutend. Doch wenn zwanzig Mitarbeitende dies nur dreimal täglich erleben, summiert sich daraus schnell mehr als eine ganze Arbeitswoche – jede Woche.

Nicht weil niemand arbeitet. Sondern weil vorhandenes Wissen nicht im richtigen Moment verfügbar ist.

Das eigentliche Problem sind nicht fehlende Informationen

In den meisten Unternehmen mangelt es nicht an Wissen. Im Gegenteil.

Es existieren Ordner, Netzlaufwerke, SharePoint-Strukturen, E-Mail-Archive, Protokolle, PDFs, Excel-Dateien, Handbücher, Präsentationen und unzählige weitere Informationsquellen.

Die Herausforderung besteht darin, dass Wissen über Jahre gewachsen ist. Jede Abteilung arbeitet etwas anders. Jeder Mitarbeitende legt Informationen an einem anderen Ort ab. Jedes Projekt erzeugt neue Dokumente.

Mit der Zeit entsteht kein Wissenssystem. Es entsteht eine Informationslandschaft. Und je größer ein Unternehmen wird, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten.

Suchen ist selten messbar – aber immer teuer

Interessanterweise taucht Suchzeit in keiner Gewinn- und Verlustrechnung auf. Sie erscheint nicht als eigene Kostenstelle. Sie wird nicht ausgewertet. Sie wird einfach als normaler Bestandteil der täglichen Arbeit akzeptiert.

Dabei bezahlt jedes Unternehmen diese Zeit. Tag für Tag. Jahr für Jahr. Ohne sie bewusst wahrzunehmen.

Wissen sollte arbeiten – nicht gesucht werden

Die eigentliche Frage lautet deshalb nicht:

„Wo speichern wir unsere Dokumente?“

Sondern:

„Wie schnell gelangen Mitarbeitende zu einer belastbaren Antwort?“

Denn Unternehmen treffen keine Entscheidungen auf Basis von Dateien. Sie treffen Entscheidungen auf Basis von Wissen. Und genau dieses Wissen muss auffindbar, aktuell und verständlich sein.

Vimmera Denkanstoß

Probieren Sie in den kommenden fünf Arbeitstagen ein kleines Experiment. Bitten Sie Ihr Team, jedes Mal einen Strich auf einem Blatt Papier zu machen, wenn einer dieser Sätze fällt:

• „Wo finde ich das?“
• „Wer weiß das?“
• „Ich suche das gerade.“
• „Hat jemand die aktuelle Version?“
• „Kannst du mir das noch einmal schicken?“

Nicht, um Mitarbeitende zu kontrollieren. Sondern um sichtbar zu machen, wie häufig vorhandenes Wissen erneut gesucht werden muss.

Sie werden überrascht sein.

Praxisfrage der Woche

Welche Information wird in Ihrem Unternehmen am häufigsten gesucht – obwohl sie eigentlich längst vorhanden ist? Vielleicht ist genau dort der erste Prozess, der intelligenter organisiert werden sollte.

Zum Mitnehmen

Unternehmen verlieren selten Wissen. Sie verlieren täglich Zeit, weil vorhandenes Wissen nicht im richtigen Moment verfügbar ist.