Il giusto approccio all'IA: iniziare in piccolo, dimostrare l'impatto, proseguire passo dopo passo

Quando le aziende parlano dell’impiego dell’Intelligenza Artificiale, si crea rapidamente l’immagine di una grande trasformazione: i processi devono essere ripensati, i sistemi collegati tra loro e il maggior numero possibile di aree deve essere coinvolto nel nuovo modo di lavorare.

E questo primo pensiero è del tutto corretto.

Chi desidera utilizzare con successo l'IA in azienda nel lungo periodo dovrà modificare i processi, collegare i sistemi, strutturare le conoscenze e introdurre nuovi metodi di lavoro. I passaggi necessari devono quindi essere compiuti.

Ma non tutti insieme.

Un avvio di successo nell'IA non deve necessariamente iniziare subito al 100%. Al contrario: piccoli passi ben scelti sono spesso la strada migliore per realizzare la trasformazione necessaria in modo controllato, comprensibile e con risultati visibili.

L’obiettivo può essere grande. Il percorso per raggiungerlo dovrebbe procedere passo dopo passo.

Per questo non è decisivo quanto sia grande il primo progetto di IA. È decisivo che funzioni, generi rapidamente un beneficio riconoscibile e venga accettato dalle persone coinvolte.

Il primo passo deve essere adatto all’azienda

Non esiste un unico modo perfetto per iniziare a usare l'IA che funzioni allo stesso modo per ogni azienda.

Quale applicazione sia adatta come primo passo dipende, tra l’altro, dalle dimensioni dell’azienda, dall’organizzazione, dai processi esistenti, dall’infrastruttura IT disponibile, dai dipendenti e dalle conoscenze già disponibili.

Tuttavia, l’introduzione dovrebbe soddisfare alcuni requisiti fondamentali:

Dovrebbe essere gestibile, poter essere realizzato rapidamente e generare un effetto positivo per il maggior numero possibile di persone coinvolte.

Le prime esperienze con l'IA, infatti, influenzano lo sviluppo futuro dell'azienda.

Quando i dipendenti sperimentano che l'IA alleggerisce il loro lavoro, rende le informazioni disponibili più rapidamente o semplifica le attività ripetitive, si genera accettazione. Allo stesso tempo, è possibile rendere visibili i primi aumenti di produttività e raccogliere esperienze concrete.

Coinvolgere i dipendenti fin dall'inizio

L'introduzione dell'IA non è esclusivamente un compito tecnico.

È sempre anche un processo di cambiamento.

I dipendenti devono comprendere perché viene introdotta l'IA, come deve essere utilizzata e quale beneficio concreto offre nella quotidianità lavorativa. Le incertezze e le paure dovrebbero essere prese sul serio e ridotte attraverso trasparenza, formazione ed esperienze concrete.

Proprio per questo è importante procedere gradualmente.

Un caso d’uso piccolo e comprensibile consente ai dipendenti di acquisire esperienza diretta con l’IA. Una tecnologia astratta diventa uno strumento concreto che supporta il lavoro quotidiano.

In questo modo dovrebbe essere resa visibile l’efficacia delle prime applicazioni.

• Quanto tempo è stato risparmiato?
• Quali compiti sono diventati più semplici?
• Quanto velocemente si possono trovare le informazioni?
• Quali errori si possono evitare?
• Dove migliora la qualità del lavoro?

Risultati come questi rendono tangibili i vantaggi dell'IA.

Ed è proprio da questo che nasce la base per i prossimi passi.

I passaggi necessari arriveranno, ma solo gradualmente

Procedere gradualmente non significa rimandare i cambiamenti necessari né perdere di vista il grande obiettivo.

Al contrario.

I singoli passaggi si basano l’uno sull’altro e portano gradualmente al cambiamento complessivo necessario per un impiego efficace dell’IA.

Inizialmente viene magari supportato un singolo sottoprocesso. Successivamente segue il processo successivo. Le soluzioni esistenti vengono ampliate, vengono collegate ulteriori fonti di dati e vengono coinvolti altri collaboratori.

Con l’aumentare dell’esperienza, anche la velocità può aumentare notevolmente.

Non deve quindi rimanere necessariamente un processo dopo l’altro in modo permanente. Non appena sono disponibili esperienza, basi tecniche e accettazione, è possibile considerare e sviluppare ulteriormente anche più processi contemporaneamente.

Quanto più un’azienda è avanzata in questo percorso, tanto più rapidamente l’IA può essere estesa ad altri settori aziendali.

L’obiettivo resta quindi l’utilizzo completo dell’IA in azienda.

La differenza sta nel percorso:

Non cambiare tutto contemporaneamente, ma attuare i cambiamenti necessari in un ordine sensato.

Quale caso d'uso dell'IA è adatto come primo?

Il miglior punto di partenza può apparire completamente diverso da un’azienda all’altra.

Spesso, tuttavia, sono applicazioni relativamente piccole a produrre rapidamente un effetto percepibile.

Per esempio:

• Assistenti per riunioni che documentano le conversazioni e riassumono le attività
• Confronti e analisi delle conversazioni supportati dall'IA
• GPT aziendali per informazioni interne e quesiti
• verifiche delle fatture automatizzate o supportate dall'IA
• Formazione per un utilizzo sicuro e produttivo dell'IA
• chatbot interni per la trasmissione delle conoscenze
• Assistenti per supportare processi amministrativi ricorrenti

Il punto decisivo non è la tecnologia in sé.

Un buon primo caso d’uso dovrebbe contribuire il più possibile ad acquisire conoscenze, renderle utilizzabili e migliorare continuamente la base di conoscenze dell’azienda.

Perché è proprio qui che, nel lungo periodo, si crea una leva particolarmente grande.

Dalle singole applicazioni nasce una base di conoscenza

Con ogni processo integrato in modo sensato è possibile strutturare ulteriori conoscenze aziendali.

Le esperienze emerse dalle riunioni possono essere conservate. Le informazioni provenienti dalle conversazioni possono essere analizzate. I documenti possono essere trovati più facilmente e messi in relazione tra loro. Le domande dei dipendenti possono mostrare quali conoscenze mancano o dovrebbero essere documentate meglio.

In questo modo si crea passo dopo passo una base di conoscenze sempre più preziosa.

E questa base di conoscenze, a sua volta, migliora le future applicazioni di IA.

Da un singolo assistente può così nascere nel lungo periodo una struttura aziendale intelligente, in cui la conoscenza non viene solo archiviata, ma utilizzata attivamente.

Prima creare valore, poi scalare

Le aziende non devono iniziare con la soluzione di IA più grande.

Dovrebbero iniziare con il giusto primo passo.

L'obiettivo a lungo termine può certamente essere ampio. I processi dovranno cambiare. I sistemi dovranno interagire maggiormente. Le conoscenze dovranno essere strutturate e rese disponibili. I dipendenti dovranno sviluppare nuovi modi di lavorare.

Tutti questi passaggi sono giusti e necessari, ma non devono avvenire tutti contemporaneamente.

Un caso d’uso gestibile, un vantaggio visibile e dipendenti che maturano esperienze positive costituiscono spesso una base migliore per l’ulteriore sviluppo.

Dopodiché si prosegue con coerenza:

Primo caso d’uso. Prime esperienze. Più conoscenze. Processo successivo. Più velocità.

Con ogni passo aumentano la competenza, l'accettazione e la capacità di integrare più rapidamente ulteriori aree nella struttura di IA dell'azienda.

Iniziare a usare l'IA è quindi meno un singolo grande progetto che l'inizio di uno sviluppo continuo.

L’obiettivo può essere fin dall’inizio del 100 per cento. Il percorso per raggiungerlo avviene gradualmente.