Was haben ein Freigabeprozess, eine Ersatzteilliste und ein Meeting gemeinsam?
Sie sind Teil des Wissens eines Unternehmens.
Unternehmenswissen steckt nicht nur in Dokumenten und Datenbanken. Es entsteht in Entscheidungen und Gesprächen, in Prozessen und Fachsystemen, in technischen Unterlagen und in der Erfahrung von Mitarbeitenden.
All dieses Wissen bestimmt, wie ein Unternehmen arbeitet, entscheidet und handelt.
Wenn aus einer Information ein Zusammenhang wird.
In einem Meeting fällt die Bezeichnung eines Bauteils, das für ein älteres Produkt benötigt wird.
Die Ersatzteilliste zeigt, in welchen Varianten es verbaut wurde. Aus den technischen Unterlagen geht hervor, welche Eigenschaften für den Einsatz relevant sind. Das Warenwirtschaftssystem zeigt, welche Teile noch verfügbar sind.
Erst in dieser Verbindung wird aus der Bezeichnung eine brauchbare Ausgangslage: Es ist klarer, worum es geht, welche Varianten infrage kommen und was aktuell verfügbar ist.
Der Vorgang kann weiterbearbeitet werden, ohne dass die Beteiligten diese Informationen erst einzeln zusammensuchen müssen.
Für die richtige Entscheidung braucht es mehr.
Ob ein verfügbares Teil tatsächlich geeignet ist, ist damit noch nicht geklärt.
Jetzt werden Informationen wichtig, die ursprünglich in anderen Zusammenhängen entstanden sind. In früheren Servicefällen kann dokumentiert sein, dass eine Variante unter bestimmten Bedingungen Probleme verursacht hat. Eine bestehende Freigabe kann eine Alternative zulassen oder ausschließen. Technische Vorgaben setzen die Grenzen für ihren Einsatz.
Erst mit diesem Wissen lässt sich entscheiden, welche Variante tatsächlich verwendet werden kann.
Die Entscheidung hängt damit nicht nur an Produktdaten, sondern auch an Erfahrungen und Regeln, die an anderer Stelle entstanden sind.
Aus der Information wird ein Arbeitsablauf.
Ist die geeignete Variante bestimmt, können technische Prüfung, Freigabe, Dokumentation und Bestellung auf derselben Informationsgrundlage aufbauen. Der Zusammenhang muss nicht bei jedem Schritt neu hergestellt werden.
Was sonst über mehrere Suchen, Rückfragen und Übergaben rekonstruiert würde, bleibt im Vorgang erhalten.
Gerade bei seltenen oder komplexen Aufgaben sinkt damit die Abhängigkeit davon, dass eine einzelne Person alle Varianten, früheren Entscheidungen und Sonderfälle aus eigener Erfahrung kennt.
Erfahrung bleibt wichtig, muss aber nicht ausschließlich in dem Moment verfügbar sein, in dem die erfahrene Person selbst beteiligt ist.
So entsteht aus verteiltem Wissen ein Ablauf, der dieses Wissen über mehrere Arbeitsschritte hinweg nutzen kann.
Genau hier wird KI zum Arbeitswerkzeug.
Für diesen Vorgang müssen Informationen zusammenkommen, die technisch sehr unterschiedlich vorliegen.
Was im Meeting als Sprache und Kontext entsteht, liegt in der Ersatzteilliste als strukturierte Daten vor, in technischen Unterlagen als Text, Tabelle oder Zeichnung und in früheren Fällen als Dokumentation in anderen Systemen.
Künstliche Intelligenz kann diese unterschiedlichen Formen auf dieselbe Aufgabe beziehen.
Beim Bauteil bedeutet das, die Bezeichnung aus dem Gespräch mit Produktdaten, technischen Vorgaben, dokumentierten Erfahrungen und aktuellen Beständen in Beziehung zu setzen.
Die aufwendige Arbeit liegt dabei nicht in einer einzelnen Suche, sondern darin, die relevanten Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzutragen, miteinander zu vergleichen und für die konkrete Aufgabe einzuordnen.
Genau diese Arbeit kann KI unterstützen.
Die fachliche Entscheidung bleibt beim Unternehmen. KI hilft dabei, die Informationsgrundlage dafür verfügbar und überprüfbar zu machen.
Aus diesem Prinzip wird konkrete Software.
Nicht jedes Unternehmen arbeitet mit denselben Systemen, Daten und Abläufen. Deshalb lässt sich auch die passende KI-Anwendung nicht sinnvoll auf eine starre Standardlösung reduzieren.
Vimmera entwickelt auf einer eigenen technischen Basis Anwendungen, die an die jeweilige Aufgabe, die vorhandenen Wissensquellen und die bestehenden Prozesse angepasst werden.
Wo vorhandene Komponenten ausreichen, müssen grundlegende Funktionen nicht für jedes Projekt neu entwickelt werden. Wo die Aufgabe es verlangt, kann die Software individuell erweitert oder neu entwickelt werden.
So entsteht keine Lösung von der Stange, aber auch kein System, das für jede Anforderung wieder bei null beginnen muss.
Damit das im Unternehmen funktioniert.
In der Praxis darf Unternehmenswissen nicht beliebig zusammengeführt werden.
Der aktuelle Bestand muss aus dem dafür vorgesehenen Warenwirtschaftssystem kommen. Eine technische Freigabe darf nur aus einer verbindlichen Quelle übernommen werden. Zugriffsrechte bestimmen, wer welche Informationen sehen und verwenden darf. Und es muss nachvollziehbar bleiben, worauf ein Ergebnis beruht.
Deshalb werden Datenquellen, Berechtigungen, Freigaben und Schnittstellen nicht erst nachträglich ergänzt, sondern gehören zur Anwendung und ihrem Arbeitsablauf.
Bestehende Systeme können weiter genutzt und gezielt eingebunden werden.
Auch die technische Umgebung richtet sich nach dem Einsatz. Je nach Anforderungen kann die Verarbeitung in geeigneten Cloud-Umgebungen, auf eigener Infrastruktur oder lokal stattfinden.
So entsteht keine separate KI-Welt neben den bestehenden Prozessen, sondern ein Werkzeug, das unter den Bedingungen arbeitet, die im Unternehmen tatsächlich gelten.
Meetings und Projektwissen
Häufig beginnt es mit einem Gespräch. In Meetings werden Entscheidungen getroffen, Aufgaben verteilt und Zusammenhänge besprochen, die für die weitere Arbeit wichtig sind.
Doch nach dem Meeting verteilen sich diese Informationen oft auf Protokolle, persönliche Notizen und einzelne Nachrichten. Wer später etwas nachvollziehen möchte, muss erst die richtige Stelle finden.
Eine passende Anwendung kann Gespräche aufzeichnen, transkribieren und die Inhalte einem Projekt zuordnen. Entscheidungen, Aufgaben und offene Fragen bleiben verfügbar und lassen sich gezielt abfragen. Auch für spätere Besprechungen können relevante Informationen wieder aufgegriffen werden.
So wird aus einem Meeting nicht nur ein Protokoll, sondern eine Wissensgrundlage, die für die gesamte weitere Projektarbeit nutzbar bleibt.
Technische Planung
Bei technischen Planungen müssen häufig Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengebracht werden. Anforderungen stehen in Dokumenten, technische Angaben in Tabellen und wichtige Details in Zeichnungen oder bestehenden Systemen.
Diese Informationen gehören zusammen, werden aber oft unabhängig voneinander bearbeitet. Wer einen vollständigen Überblick benötigt, muss die relevanten Angaben erst suchen, vergleichen und in den richtigen Zusammenhang bringen.
Eine darauf abgestimmte Anwendung kann unterschiedliche Informationsquellen gemeinsam auswerten, technische Zusammenhänge sichtbar machen und gezielt Fragen zu den vorhandenen Unterlagen beantworten.
So entsteht eine gemeinsame Informationsgrundlage, auf der sich Planungen vorbereiten, Entscheidungen nachvollziehen und weitere Arbeitsschritte aufbauen lassen.
Intelligente Prüfungen
Ob bei Rechnungen, technischen Unterlagen oder umfangreichen Dokumenten: Häufig müssen Angaben nicht nur gelesen, sondern anhand bestimmter Anforderungen und Zusammenhänge überprüft werden.
Eine Rechnung muss beispielsweise zur Bestellung und zum Lieferschein passen. In technischen Unterlagen müssen bestimmte Vorgaben eingehalten werden. Und bei umfangreichen Dokumenten kann entscheidend sein, ob Aussagen übereinstimmen oder sich widersprechen.
Eine intelligente Anwendung kann die relevanten Informationen zusammenführen, nach festgelegten Kriterien prüfen und auf mögliche Abweichungen oder fehlende Angaben hinweisen.
Die Ergebnisse bleiben mit ihren Quellen nachvollziehbar. So können Mitarbeitende sich gezielt um die Auffälligkeiten kümmern, statt sämtliche Unterlagen immer wieder vollständig miteinander vergleichen zu müssen.
Von der Aufgabe zur Anwendung
Die Beispiele zeigen, wie unterschiedlich die Aufgaben sein können, für die KI-gestützte Software eingesetzt wird. Mal geht es darum, Wissen aus Gesprächen verfügbar zu machen, mal um technische Zusammenhänge oder die gezielte Prüfung von Informationen.
Entscheidend ist dabei nicht eine möglichst große Auswahl an Funktionen, sondern eine Anwendung, die eine konkrete Aufgabe sinnvoll unterstützt und sich in die vorhandene Arbeitsumgebung einfügt.
Daraus entwickeln wir Produkte, die sich an diesen Aufgaben orientieren. Je nachdem, wo sie im Unternehmen eingesetzt werden, ergeben sich unterschiedliche Einsatzbereiche.
Wenn daraus ein konkretes Vorhaben wird, beginnt die gemeinsame Entwicklung und Einführung.
Was könnte daraus in Ihrem Unternehmen entstehen?
Was könnte daraus in Ihrem Unternehmen entstehen?
Vielleicht gibt es auch in Ihrem Unternehmen Aufgaben, bei denen Informationen immer wieder zusammengesucht, Dokumente manuell verglichen oder Abläufe aufwendig abgestimmt werden müssen.
Oft liegen gerade in solchen alltäglichen Tätigkeiten Möglichkeiten für eine sinnvolle digitale Unterstützung. Dafür muss nicht gleich ein gesamter Unternehmensprozess verändert werden.
Wir betrachten gemeinsam, welche Informationen benötigt werden, wo sie heute liegen und wie daraus ein Arbeitsablauf entstehen kann, der die beteiligten Menschen tatsächlich unterstützt.
Der Ausgangspunkt ist dabei keine fertige Software, sondern eine konkrete Aufgabe aus Ihrem Unternehmen.
Wir beginnen mit den Aufgaben, bei denen Wissen heute über Menschen, Dokumente und Systeme verteilt ist, und betrachten, wo daraus ein sinnvoller digitaler Ablauf entstehen kann.