Prüfen Sie noch verschiedene Dokumente manuell auf plausible Zusammenhänge und korrekte Übertragungen?

Stimmen die Mengen aus einer Planung mit der Bestellung überein? Wurde eine Änderung auch in den nachfolgenden Unterlagen berücksichtigt? Passt die Anzahl der Zubehörteile zu den vorgesehenen Hauptkomponenten? Entsprechen Angaben in Verträgen, Gutachten oder Protokollen dem, was in Zeichnungen, Tabellen oder Fotos dokumentiert ist?

Solche Prüfungen sind häufig zeitaufwendig. Besonders dann, wenn sich relevante Informationen über viele unterschiedliche Dateien und Dokumentstände verteilen.

Vimmera AI Agenten übernehmen genau diese Aufgabe.

Sie verstehen Texte, Dateien, Präsentationen, Verträge, Gutachten, Tabellen, Fotos und Zeichnungen. Auch handschriftliche Notizen, Ergänzungen und Anmerkungen innerhalb von Dokumenten können in die Prüfung einbezogen werden.

Dabei werden Informationen nicht nur ausgelesen. Der Agent setzt sie miteinander in Beziehung, vergleicht Zahlen und Mengen, verfolgt Änderungen über verschiedene Dokumente hinweg und erkennt auffällige oder nicht plausible Zusammenhänge.

So wird aus der manuellen Suche in vielen einzelnen Unterlagen eine systematische, intelligente Prüfung Ihrer gesamten Informationsgrundlage.

Wenn Informationen nicht nur gelesen, sondern miteinander geprüft werden sollen

Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Präsentationen, Zeichnungen, Fotos, Gutachten, Planungen, Protokolle und Tabellen enthalten häufig Informationen, die voneinander abhängen.

Eine Menge aus einer Planung taucht später in einer Bestellung auf. Eine Änderung beeinflusst weitere Positionen. Eine handschriftliche Notiz ergänzt eine Zeichnung. Eine Aussage aus einem Gutachten muss zu einer Darstellung auf einem Foto passen. Zubehör muss mit einem Hauptprodukt übereinstimmen. Preise müssen mit Mengen und Gutschriften zusammenpassen.

Genau hier können spezialisierte Vimmera AI Agenten für Prüf- und Kontrollaufgaben eingesetzt werden.

Sie lesen nicht nur einzelne Dokumente. Sie verstehen unterschiedliche Informationsquellen, bringen deren Inhalte zusammen, erkennen Zusammenhänge und weisen gezielt auf Auffälligkeiten hin.

Texte, Dateien, Bilder und Zeichnungen gemeinsam verstehen

Vimmera AI Agenten können Informationen aus ganz unterschiedlichen Quellen erfassen und miteinander vergleichen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Texte und Dokumente
• PDF-Dateien
• Tabellen
• Präsentationen
• Verträge
• Gutachten
• Protokolle
• Rechnungen
• technische Unterlagen
• Fotos
• Pläne und Zeichnungen
• handschriftliche Notizen
• Anmerkungen und Notizen innerhalb von Dokumenten
• eingescannte Unterlagen

Dabei werden die verschiedenen Informationsarten nicht isoliert betrachtet.

Ein Agent kann beispielsweise eine Angabe aus einem Vertrag mit einer Zeichnung vergleichen, eine handschriftliche Ergänzung in einem Dokument berücksichtigen oder eine Information aus einem Gutachten mit einem Foto und weiteren Projektunterlagen in Beziehung setzen.

Auch Informationen, die nicht sauber in einer Datenbank oder Tabelle vorliegen, können damit Bestandteil eines strukturierten Prüfprozesses werden.

Informationen dort verstehen, wo sie tatsächlich entstehen

In vielen Unternehmen liegt relevantes Wissen nicht in einer einzigen strukturierten Datenquelle.

Es befindet sich verteilt in Dateien, E-Mails, Tabellen, Verträgen, Präsentationen, Zeichnungen, Fotos, handschriftlichen Ergänzungen und Gesprächsprotokollen.

Für eine vollständige Prüfung reicht es deshalb häufig nicht aus, ausschließlich Text aus Dokumenten auszulesen.

Vimmera AI Agenten können unterschiedliche Inhalte gemeinsam betrachten und daraus ein zusammenhängendes Verständnis des Vorgangs aufbauen.

So kann beispielsweise geprüft werden:

Vertrag ↔ Zeichnung

Gutachten ↔ Foto

Plan ↔ handschriftliche Ergänzung

Präsentation ↔ Kalkulation

Protokoll ↔ nachfolgender Dokumentstand

Bestellung ↔ Rechnung

Hauptprodukt ↔ Zubehör

Menge ↔ Preis

Änderung ↔ Folgepositionen

Dadurch lassen sich Zusammenhänge erkennen, die bei der getrennten Betrachtung einzelner Dateien leicht übersehen werden.

Dokumente verstehen. Zahlen vergleichen. Zusammenhänge prüfen.

Ein entsprechend entwickelter Vimmera AI Agent kann Informationen zunächst strukturieren und anschließend miteinander vergleichen.

Zum Beispiel:

• Mengen und Stückzahlen
• Produkte und Zubehör
• Bestellungen und Rechnungen
• Planungen und Leistungspositionen
• Änderungen und deren Folgepositionen
• Preise und Gutschriften
• Hauptkomponenten und abhängige Bauteile
• unterschiedliche Dokument- und Planstände
• Angaben in Texten und deren Darstellung in Zeichnungen
• dokumentierte Zustände und sichtbare Informationen auf Fotos

Dabei geht es nicht nur um identische Werte.

Der Agent kann auch berücksichtigen, welche Informationen überhaupt miteinander vergleichbar sind und in welcher Beziehung sie zueinander stehen.

Intelligente Mengenprüfung statt einfacher Zahlenabgleich

Angenommen, eine Planung enthält 24 Komponenten.

Davon benötigen 18 eine bestimmte Zusatzausstattung.

Ein einfaches System könnte die Gesamtmenge von 24 mit der Anzahl der Zubehörpositionen vergleichen und bereits eine Abweichung feststellen.

Ein intelligenter Prüfagent erkennt dagegen:

24 Komponenten insgesamt

18 davon mit Zusatzausstattung

18 Zubehörpositionen

Er verwendet also die tatsächlich relevante Bezugsmenge.

Auch komplexere Zusammenhänge können berücksichtigt werden.

Sind beispielsweise 18 elektrische Komponenten vorhanden, aber nur 6 Steuerungsmodule dokumentiert, ist das nicht automatisch ein Fehler.

Vielleicht kann jedes Steuerungsmodul mehrere Komponenten bedienen.

Der Agent prüft deshalb nicht nur:

Ist die Zahl gleich?

Sondern:

Passt die Menge zur Funktion und zum dokumentierten Zusammenhang?

Änderungen automatisch weiterverfolgen

Änderungen sind eine häufige Ursache für Inkonsistenzen.

Wird beispielsweise eine Position von 12 auf 10 Stück reduziert, können davon zahlreiche weitere Angaben betroffen sein.

Ein Vimmera AI Agent kann anschließend gezielt prüfen:

• Wurde die Zubehörmenge ebenfalls angepasst?
• Stimmen die Anschlüsse noch?
• Wurden Steuerungskomponenten korrigiert?
• Passt die Bestellung zum neuen Stand?
• Wurde die Änderung in nachfolgenden Dokumenten übernommen?
• Stimmen Mengen und Preise weiterhin überein?
• Wurde die Änderung auch in Zeichnungen und Plänen berücksichtigt?
• Gibt es noch Notizen oder Anmerkungen, die sich auf den vorherigen Stand beziehen?

So wird nicht nur die ursprüngliche Änderung erkannt.

Auch ihre Auswirkungen auf verbundene Informationen und Dokumente werden überprüft.

Auch handschriftliche Ergänzungen können relevant sein

Nicht jede wichtige Information befindet sich in sauber ausgefüllten Feldern.

Eine handschriftliche Zahl auf einer Zeichnung, eine Markierung in einem Dokument oder eine kurze Ergänzung am Rand kann für einen Vorgang entscheidend sein.

Vimmera AI Agenten können auch solche Informationen in die Prüfung einbeziehen.

Damit können beispielsweise maschinell erstellte Angaben mit handschriftlichen Ergänzungen verglichen oder Änderungen erkannt werden, die nur als Notiz in einer Unterlage festgehalten wurden.

Entscheidend ist dabei nicht das Dateiformat.

Entscheidend ist der Inhalt und seine Bedeutung für den jeweiligen Prüfprozess.

Fotos als zusätzliche Informationsquelle

Auch Fotos können Bestandteil einer intelligenten Prüfung sein.

Je nach Anwendungsfall können Vimmera AI Agenten sichtbare Informationen auf Bildern erfassen und mit weiteren Unterlagen in Beziehung setzen.

So können beispielsweise dokumentierte Eigenschaften, Beschriftungen, Ausführungen, Bauteile oder erkennbare Zustände mit Angaben aus Verträgen, Gutachten, Zeichnungen oder Protokollen verglichen werden.

Damit wird aus einer reinen Dokumentenprüfung eine umfassendere Betrachtung unterschiedlicher Informationsquellen.

Auffällige Zahlen und Größenordnungen erkennen

Nicht jeder Fehler ist ein direkter Widerspruch.

Manchmal fällt eine Angabe vor allem deshalb auf, weil sie im konkreten Zusammenhang ungewöhnlich erscheint.

Zum Beispiel:

8 wird zu 88

12,5 wird zu 125

eine alte Stückzahl bleibt nach einer Änderung bestehen

eine Gutschrift wird mit falschem Vorzeichen übernommen

Meter und Quadratmeter werden verwechselt

eine Menge erscheint im Verhältnis zum Gesamtvorgang ungewöhnlich hoch

Ein KI-Agent kann solche Muster erkennen und als gezielten Prüfhinweis ausgeben.

Dabei muss er nicht behaupten, den richtigen Wert bereits zu kennen.

Er kann transparent darstellen, warum eine Angabe auffällig ist und was geprüft werden sollte.

Weniger Fehlalarme durch Kontext

Eine gute automatische Prüfung soll nicht möglichst viele Warnungen erzeugen.

Sie soll die relevanten Auffälligkeiten finden.

Deshalb können bei der Prüfung auch mögliche Erklärungen berücksichtigt werden.

Zum Beispiel:

• Ist die Position Bestandteil eines Sets?
• Bezieht sich die Menge nur auf einen Teil der Gesamtmenge?
• Kann eine Komponente mehrere andere Komponenten bedienen?
• Gibt es eine gemeinsame Steuerung?
• Wurde eine Standardposition gutgeschrieben und ersetzt?
• Stammt die Angabe aus einem älteren Stand?
• Ist eine Leistung bewusst anderweitig vergeben?
• Wurde eine Änderung bereits an anderer Stelle berücksichtigt?
• Gibt es eine handschriftliche Ergänzung, die die Abweichung erklärt?
• Zeigt eine Zeichnung einen neueren Stand als eine andere Unterlage?

Erst wenn danach eine relevante Abweichung bestehen bleibt, entsteht ein konkreter Prüfhinweis.

Aus einer Abweichung wird eine konkrete Prüffrage

Ein Prüfagent sollte nicht einfach melden:

„Die Zahlen stimmen nicht überein.“

Er kann wesentlich genauer arbeiten:

Festgestellt:
18 Komponenten benötigen laut Planung eine bestimmte Ausstattung. In der aktuellen Übersicht sind 20 entsprechende Zubehörpositionen enthalten.

Warum auffällig:
Die dokumentierte Zubehörmenge liegt um zwei Stück über der erkennbaren Bezugsmenge.

Mögliche Erklärung:
Älterer Planstand, zusätzliche Reservepositionen oder nicht nachgeführte Mengenänderung.

Zu prüfen:
Sind die zusätzlichen zwei Positionen beabsichtigt oder wurde die Menge nach einer Änderung nicht angepasst?

Damit wird aus einer automatischen Kontrolle eine direkt verwertbare Arbeitsgrundlage.

Für zahlreiche Unternehmensbereiche einsetzbar

Intelligente Prüfagenten können überall dort eingesetzt werden, wo Informationen aus unterschiedlichen Quellen miteinander zusammenhängen.

Zum Beispiel in:

• Vertragsprüfung
• Rechnungsprüfung
• Einkauf
• Bestellprüfung
• Kalkulation
• Qualitätsmanagement
• Projektmanagement
• Änderungsmanagement
• technischen Dokumentationen
• Stücklisten
• Produktkonfigurationen
• Ausschreibungen
• Leistungsbeschreibungen
• Produktionsunterlagen
• Lieferantenunterlagen
• Gutachtenprüfung
• Planungsprüfung
• Dokumentationskontrolle

Die konkrete Prüflogik wird dabei an den jeweiligen Prozess angepasst.

Unternehmenswissen wird Teil der Prüfung

Besonders leistungsfähig werden Vimmera AI Agenten, wenn sie nicht nur Dokumente und Dateien verstehen, sondern auch die individuellen Regeln eines Unternehmens berücksichtigen.

Denn viele wichtige Prüfregeln entstehen aus Erfahrung.

Mitarbeitende wissen beispielsweise:

• welche Positionen zusammengehören
• welche Mengen voneinander abhängig sind
• welche Kombinationen normal sind
• welche Ausnahmen regelmäßig vorkommen
• welche Änderungen weitere Änderungen auslösen
• welche Dokumente miteinander verglichen werden müssen
• welche Abweichungen tatsächlich relevant sind

Dieses Wissen kann strukturiert in die Arbeitsweise eines KI-Agenten integriert werden.

So entsteht kein allgemeiner Chatbot, sondern ein spezialisierter Vimmera AI Agent für einen konkreten Prüfprozess.

KI-Agenten, die genauer hinschauen

Informationen zu finden ist nur der erste Schritt.

Der größere Nutzen entsteht, wenn KI Informationen versteht, miteinander verbindet, Zahlen vergleicht, Zeichnungen und Bilder berücksichtigt, Abhängigkeiten erkennt und Auffälligkeiten nachvollziehbar erklärt.

Vimmera entwickelt KI-Agenten, die Texte, Dateien, Präsentationen, Verträge, Gutachten, Fotos, Zeichnungen und handschriftliche Informationen gemeinsam verarbeiten und auf individuelle Prozesse und Prüfregeln abgestimmt werden können.

So lassen sich umfangreiche Prüfaufgaben strukturieren, wiederkehrende Kontrollen automatisieren und relevante Auffälligkeiten gezielt für Mitarbeiter sichtbar machen.

Welche Prüfprozesse lassen sich in Ihrem Unternehmen automatisieren?

Viele Prüfungen beruhen heute auf Erfahrung, manuellen Vergleichen und dem Wissen einzelner Mitarbeiter.

Vimmera AI Agenten können dieses Wissen mit den vorhandenen Dokumenten, Dateien und Informationen verbinden und daraus spezialisierte Prüfprozesse entwickeln.

Sprechen Sie mit uns über Ihren Anwendungsfall.