Vérifiez-vous encore manuellement différents documents afin d’en évaluer la cohérence et la bonne transmission des informations ?

Les quantités prévues correspondent-elles à la commande ? Une modification a-t-elle également été prise en compte dans les documents suivants ? Le nombre d’accessoires correspond-il aux composants principaux prévus ? Les informations figurant dans les contrats, expertises ou procès-verbaux correspondent-elles à ce qui est documenté dans les dessins, tableaux ou photos ?

De telles vérifications prennent souvent du temps, en particulier lorsque les informations pertinentes sont réparties entre de nombreux fichiers et versions de documents différents.

Les agents IA Vimmera prennent précisément en charge cette tâche.

Ils comprennent les textes, fichiers, présentations, contrats, expertises, tableaux, photos et dessins. Les notes manuscrites, compléments et annotations au sein des documents peuvent également être intégrés à la vérification.

Les informations ne sont pas simplement lues. L’agent les met en relation, compare les chiffres et les quantités, suit les modifications à travers différents documents et détecte les incohérences ou relations peu plausibles.

La recherche manuelle dans de nombreux documents individuels devient ainsi une vérification systématique et intelligente de l’ensemble de votre base d’informations.

Lorsque les informations ne doivent pas seulement être lues, mais vérifiées les unes par rapport aux autres

Les contrats, factures, commandes, présentations, dessins, photos, expertises, plans, procès-verbaux et tableaux contiennent souvent des informations interdépendantes.

Une quantité prévue apparaît plus tard dans une commande. Une modification influence d’autres postes. Une note manuscrite complète un dessin. Une affirmation issue d’une expertise doit correspondre à une représentation sur une photo. Les accessoires doivent correspondre à un produit principal. Les prix doivent être cohérents avec les quantités et les avoirs.

C’est précisément là que des agents IA Vimmera spécialisés peuvent être utilisés pour des tâches de vérification et de contrôle.

Ils ne lisent pas seulement des documents individuels. Ils comprennent différentes sources d’information, regroupent leurs contenus, identifient les liens et signalent précisément les anomalies.

Comprendre ensemble les textes, fichiers, images et dessins

Les agents IA Vimmera peuvent extraire et comparer des informations issues de sources très diverses.

Cela comprend par exemple :

• Textes et documents
• Fichiers PDF
• Tableaux
• Présentations
• Contrats
• Expertises
• Procès-verbaux
• Factures
• Documents techniques
• Photos
• Plans et dessins
• Notes manuscrites
• Annotations et notes au sein des documents
• Documents numérisés

Les différents types d’informations ne sont pas considérés de manière isolée.

Un agent peut par exemple comparer une information figurant dans un contrat avec un dessin, prendre en compte un complément manuscrit dans un document ou mettre en relation une information issue d’une expertise avec une photo et d’autres documents de projet.

Même les informations qui ne sont pas clairement structurées dans une base de données ou un tableau peuvent ainsi faire partie d’un processus de vérification structuré.

Comprendre les informations là où elles sont réellement produites

Dans de nombreuses entreprises, les connaissances pertinentes ne se trouvent pas dans une seule source de données structurée.

Elles sont réparties dans des fichiers, e-mails, tableaux, contrats, présentations, dessins, photos, compléments manuscrits et comptes rendus de réunions ou de conversations.

Pour une vérification complète, il ne suffit donc souvent pas d’extraire uniquement le texte des documents.

Les agents IA Vimmera peuvent examiner ensemble différents contenus et construire ainsi une compréhension cohérente du dossier.

Il est ainsi possible de vérifier par exemple :

Contrat ↔ dessin

Expertise ↔ photo

Plan ↔ complément manuscrit

Présentation ↔ calcul

Procès-verbal ↔ version ultérieure du document

Commande ↔ facture

Produit principal ↔ accessoires

Quantité ↔ prix

Modification ↔ postes concernés

Cela permet d’identifier des liens qui passent facilement inaperçus lorsque les fichiers sont examinés séparément.

Comprendre les documents. Comparer les chiffres. Vérifier les liens.

Un agent IA Vimmera conçu à cet effet peut d’abord structurer les informations, puis les comparer entre elles.

Par exemple :

• Quantités et nombres d’unités
• Produits et accessoires
• Commandes et factures
• Plans et postes de prestations
• Modifications et leurs postes consécutifs
• Prix et avoirs
• Composants principaux et pièces dépendantes
• Différentes versions de documents et de plans
• Informations dans les textes et leur représentation dans les dessins
• États documentés et informations visibles sur les photos

Il ne s’agit pas seulement de valeurs identiques.

L’agent peut également déterminer quelles informations sont réellement comparables entre elles et quelle relation elles entretiennent.

Vérification intelligente des quantités plutôt que simple rapprochement des chiffres

Supposons qu’un plan comporte 24 composants.

Parmi eux, 18 nécessitent un équipement supplémentaire spécifique.

Un système simple pourrait comparer la quantité totale de 24 avec le nombre de postes d’accessoires et constater déjà un écart.

Un agent de vérification intelligent identifie en revanche :

24 composants au total

18 d’entre eux avec équipement supplémentaire

18 postes d’accessoires

Il utilise donc la quantité de référence réellement pertinente.

Des relations plus complexes peuvent également être prises en compte.

Par exemple, si 18 composants électriques sont présents, mais que seuls 6 modules de commande sont documentés, cela ne constitue pas automatiquement une erreur.

Chaque module de commande peut peut-être piloter plusieurs composants.

L’agent ne vérifie donc pas seulement :

Le chiffre est-il identique ?

Mais plutôt :

La quantité correspond-elle à la fonction et au lien documenté ?

Suivre automatiquement les modifications

Les modifications sont une cause fréquente d’incohérences.

Si, par exemple, un poste est réduit de 12 à 10 unités, de nombreuses autres informations peuvent être concernées.

Un agent IA Vimmera peut alors vérifier précisément :

• La quantité d’accessoires a-t-elle également été ajustée ?
• Les raccordements correspondent-ils toujours ?
• Les composants de commande ont-ils été corrigés ?
• La commande correspond-elle à la nouvelle version ?
• La modification a-t-elle été reportée dans les documents suivants ?
• Les quantités et les prix correspondent-ils toujours ?
• La modification a-t-elle également été prise en compte dans les dessins et les plans ?
• Reste-t-il des notes ou annotations faisant référence à la version précédente ?

Ainsi, la modification initiale n’est pas la seule à être détectée.

Ses répercussions sur les informations et documents liés sont également vérifiées.

Les compléments manuscrits peuvent également être pertinents

Toutes les informations importantes ne se trouvent pas dans des champs correctement remplis.

Un chiffre manuscrit sur un dessin, un marquage dans un document ou un bref complément en marge peut être décisif pour un dossier.

Les agents IA Vimmera peuvent également intégrer ces informations à la vérification.

Il est ainsi possible de comparer des informations générées automatiquement avec des compléments manuscrits ou d’identifier des modifications consignées uniquement sous la forme d’une note dans un document.

Le format du fichier n’est pas déterminant.

Ce qui est déterminant, c’est le contenu et son importance pour le processus de vérification concerné.

Les photos comme source d’information supplémentaire

Les photos peuvent également faire partie d’une vérification intelligente.

Selon le cas d’utilisation, les agents IA Vimmera peuvent identifier les informations visibles sur les images et les mettre en relation avec d’autres documents.

Il est ainsi possible, par exemple, de comparer des caractéristiques, marquages, réalisations, composants ou états visibles documentés avec des informations figurant dans des contrats, expertises, dessins ou procès-verbaux.

Une simple vérification documentaire devient ainsi une analyse plus complète de différentes sources d’information.

Détecter les chiffres et ordres de grandeur inhabituels

Toute erreur n’est pas une contradiction directe.

Parfois, une information attire surtout l’attention parce qu’elle semble inhabituelle dans le contexte concret.

Par exemple :

8 devient 88

12,5 devient 125

une ancienne quantité reste inchangée après une modification

un avoir est repris avec le mauvais signe

les mètres et les mètres carrés sont confondus

une quantité semble inhabituellement élevée par rapport à l’ensemble du dossier

Un agent IA peut identifier de tels schémas et les signaler comme indication de vérification ciblée.

Il n’a pas besoin de prétendre connaître déjà la valeur correcte.

Il peut montrer de manière transparente pourquoi une information est inhabituelle et ce qui devrait être vérifié.

Moins de fausses alertes grâce au contexte

Une bonne vérification automatique ne doit pas générer le plus grand nombre possible d’alertes.

Elle doit identifier les anomalies pertinentes.

C’est pourquoi les explications possibles peuvent également être prises en compte lors de la vérification.

Par exemple :

• Le poste fait-il partie d’un ensemble ?
• La quantité se rapporte-t-elle seulement à une partie de la quantité totale ?
• Un composant peut-il piloter plusieurs autres composants ?
• Existe-t-il une commande commune ?
• Un poste standard a-t-il fait l’objet d’un avoir et a-t-il été remplacé ?
• L’information provient-elle d’une version antérieure ?
• Une prestation a-t-elle délibérément été attribuée à un autre endroit ?
• Une modification a-t-elle déjà été prise en compte ailleurs ?
• Existe-t-il un complément manuscrit qui explique l’écart ?
• Un dessin montre-t-il une version plus récente qu’un autre document ?

Ce n’est que lorsqu’un écart pertinent subsiste ensuite qu’une indication de vérification concrète est créée.

D’un écart à une question de vérification concrète

Un agent de vérification ne devrait pas simplement signaler :

« Les chiffres ne correspondent pas. »

Il peut travailler de manière bien plus précise :

Constat :
Selon le plan, 18 composants nécessitent un équipement spécifique. L’aperçu actuel contient 20 postes d’accessoires correspondants.

Pourquoi cela est inhabituel :
La quantité d’accessoires documentée dépasse de deux unités la quantité de référence identifiable.

Explication possible :
Version de plan antérieure, postes de réserve supplémentaires ou modification de quantité non mise à jour.

À vérifier :
Les deux postes supplémentaires sont-ils intentionnels ou la quantité n’a-t-elle pas été ajustée après une modification ?

Un contrôle automatique devient ainsi une base de travail directement exploitable.

Utilisable dans de nombreux secteurs de l’entreprise

Les agents de vérification intelligents peuvent être utilisés partout où des informations issues de différentes sources sont liées entre elles.

Par exemple dans :

• Vérification des contrats
• Vérification des factures
• Achats
• Vérification des commandes
• Chiffrage
• Gestion de la qualité
• Gestion de projet
• Gestion des modifications
• Documentation technique
• Nomenclatures
• Configurations de produits
• Appels d’offres
• Descriptions de prestations
• Documents de production
• Documents fournisseurs
• Vérification des expertises
• Vérification des plans
• Contrôle de la documentation

La logique de vérification concrète est adaptée au processus concerné.

Les connaissances de l’entreprise font partie de la vérification

Les agents IA Vimmera deviennent particulièrement performants lorsqu’ils comprennent non seulement les documents et les fichiers, mais prennent également en compte les règles propres à une entreprise.

En effet, de nombreuses règles de vérification importantes reposent sur l’expérience.

Les collaborateurs savent par exemple :

• quels postes vont ensemble
• quelles quantités dépendent les unes des autres
• quelles combinaisons sont normales
• quelles exceptions surviennent régulièrement
• quelles modifications entraînent d’autres modifications
• quels documents doivent être comparés entre eux
• quels écarts sont réellement pertinents

Ces connaissances peuvent être intégrées de manière structurée au mode de fonctionnement d’un agent IA.

Il ne s’agit donc pas d’un chatbot généraliste, mais d’un agent IA Vimmera spécialisé pour un processus de vérification concret.

Des agents IA qui examinent plus attentivement

Trouver des informations n’est que la première étape.

Le plus grand bénéfice apparaît lorsque l’IA comprend les informations, les relie entre elles, compare les chiffres, prend en compte les dessins et les images, identifie les dépendances et explique clairement les anomalies.

Vimmera développe des agents IA capables de traiter conjointement des textes, fichiers, présentations, contrats, expertises, photos, dessins et informations manuscrites, et d’être adaptés à des processus et règles de vérification individuels.

Il devient ainsi possible de structurer des tâches de vérification étendues, d’automatiser des contrôles récurrents et de rendre visibles de manière ciblée les anomalies pertinentes pour les collaborateurs.

Quels processus de vérification peuvent être automatisés dans votre entreprise ?

Aujourd’hui, de nombreuses vérifications reposent sur l’expérience, les comparaisons manuelles et les connaissances de collaborateurs individuels.

Les agents IA Vimmera peuvent associer ces connaissances aux documents, fichiers et informations disponibles, et développer à partir de là des processus de vérification spécialisés.

Parlez-nous de votre cas d’utilisation.