4. Die Wissenssammlung

Die Sammlung des Unternehmenswissens – alles sichtbar machen

Bevor KI Wissen nutzen, verstehen und zuverlässig bereitstellen kann, muss dieses Wissen zunächst vollständig und richtig erfasst werden. Genau deshalb ist die systematische Sammlung des Unternehmenswissens einer der wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einer wirksamen KI-Lösung.

Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, einfach Dokumente in eine Datenbank oder einen „KI-Ordner“ hochzuladen. Eine solche Ablage erzeugt Dateien – aber noch kein nutzbares Wissen. Dokumente enthalten Inhalte, aber meist nur sehr wenig von dem Kontext, der für eine professionelle Nutzung entscheidend ist: In welchem Prozess gilt diese Information? Für welche Rolle? Ist sie aktuell? Welche Ausnahmen existieren? Welche Erfahrungen haben Mitarbeitende damit gemacht?

Eine KI, die nur auf hochgeladene Dateien zugreift, kann Textstellen wiederfinden – aber sie kann nicht wirklich verstehen, was diese Inhalte in der Praxis bedeuten, wann sie gelten und wie sie angewendet werden müssen. Eine wirksame KI arbeitet nicht wie eine Dokumentensuche, sondern wie ein wissensbasierter Assistent. Sie muss Zusammenhänge erkennen, Inhalte einordnen, Abhängigkeiten verstehen und Wissen in einen fachlichen und organisatorischen Kontext stellen können.

In nahezu jeder Organisation liegt entscheidendes Wissen an vielen unterschiedlichen Orten: in Dokumenten, E-Mails, Systemen, Präsentationen, Schulungsunterlagen, Tickets, Protokollen, Videos, Audiodateien, Zeichnungen – und nicht zuletzt in den Köpfen erfahrener Mitarbeitender. Ein großer Teil dieses Wissens ist nicht digital, nicht zentral verfügbar oder nicht in einer Form vorhanden, die von einer KI sinnvoll genutzt werden könnte.

Genau hier setzt dieser Schritt an. Er sorgt dafür, dass nicht nur Dateien gesammelt werden, sondern dass der gesamte Wissensbestand Ihres Unternehmens – in all seinen Formaten und Quellen – erfasst und für KI überhaupt erst zugänglich gemacht wird. Erst auf dieser Grundlage kann später eine KI entstehen, die nicht nur sucht, sondern versteht, unterstützt und verlässlich arbeitet.

Symbolbild

Was passiert in diesem Schritt?

In dieser Phase geht es bewusst noch nicht um Strukturierung oder Bewertung, sondern um das vollständige Erfassen und Sichern aller relevanten Wissensquellen.

Wir sammeln unter anderem:

  • Dokumente, Dateien und Daten aus bestehenden Systemen
  • E-Mails, Protokolle, Handbücher, Präsentationen und Schulungsunterlagen
  • Audio- und Videoaufzeichnungen aus Meetings, Schulungen oder Interviews
  • Gespräche mit Mitarbeitenden, die aufgezeichnet und anschließend transkribiert werden
  • Bilder, Scans, technische Zeichnungen oder handschriftliche Notizen
  • analoge Unterlagen, die digitalisiert werden

Dabei kommen moderne Verfahren wie Spracherkennung, Transkription, Texterkennung (OCR) und Medienanalyse zum Einsatz. So werden auch Informationen erfasst, die bisher nicht maschinell nutzbar waren – zum Beispiel aus Videos, Tonaufnahmen, PDFs, Fotos oder Papierdokumenten.

Ziel ist es, alles relevante Wissen in digitaler Form verfügbar zu machen, unabhängig davon, in welchem Format oder an welchem Ort es bisher vorlag.

Warum dieser Schritt so wichtig ist

KI kann nur mit dem arbeiten, was vorhanden ist. Fehlende, verstreute oder nicht digitalisierte Informationen führen zwangsläufig zu Lücken, Unsicherheiten und falschen Antworten. Die vollständige Wissenssammlung stellt sicher, dass nichts Wichtiges verloren geht und dass die spätere KI auf der gesamten Wissensrealität Ihres Unternehmens aufbauen kann – nicht nur auf einem Bruchteil davon.

Gleichzeitig wird wertvolles Erfahrungswissen gesichert: Wissen, das bisher nur in Köpfen existierte, bleibt erhalten, auch wenn Mitarbeitende das Unternehmen wechseln oder in den Ruhestand gehen.

Was Sie davon haben

Die systematische Sammlung Ihres Unternehmenswissens stellt sicher, dass Ihre KI nicht mit Lücken, Annahmen oder Zufällen arbeiten muss, sondern auf dem vollständigen Wissensbestand Ihrer Organisation aufbauen kann. Sie gewinnen damit die Gewissheit, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden – weder aus Dokumenten, Systemen und Medien noch aus dem Erfahrungswissen Ihrer Mitarbeitenden.

Für Ihr Unternehmen bedeutet das, dass Wissen erstmals wirklich gesichert wird. Kritisches Know-how bleibt erhalten, auch wenn Personen wechseln oder ausscheiden. Informationen, die zuvor verteilt, verborgen oder nur schwer auffindbar waren, stehen zentral und digital zur Verfügung. Das reduziert Abhängigkeiten, beschleunigt Einarbeitung und verhindert Wissensverlust.

Gleichzeitig entsteht Transparenz. Sie sehen erstmals, welches Wissen tatsächlich existiert, wo es liegt und in welcher Form es vorliegt. Dadurch werden Lücken, Redundanzen und ungenutzte Potenziale sichtbar – lange bevor eine KI überhaupt darauf zugreift.

Vor allem aber schaffen Sie die Voraussetzung dafür, dass KI später nicht nur einzelne Dokumente durchsucht, sondern den gesamten Wissensraum Ihres Unternehmens nutzen kann. Die Qualität der späteren KI-Antworten hängt direkt davon ab, wie vollständig und sauber dieses Fundament ist.

Kurz gesagt

In diesem Schritt machen wir Ihr gesamtes Unternehmenswissen sichtbar, digital und nutzbar – als Grundlage für alles, was danach kommt.
Erst wenn das Wissen vollständig vorliegt, kann es sinnvoll strukturiert, geprüft und von KI zuverlässig genutzt werden. Es fehlt aber noch ein wesentlicher Schritt: Die Aufbereitung der Daten.

Telefon
info@vimmera.de
Frag Mera!