19. Dokumentation
Transparenz, Sicherheit und langfristige Nutzbarkeit
Ein professionelles KI-System ist nur so gut wie seine Nachvollziehbarkeit. Deshalb ist die Dokumentation bei Vimmera AI kein Nebenprodukt, sondern ein zentraler Bestandteil jeder Lösung. Sie sorgt dafür, dass Ihr KI-System nicht nur heute funktioniert, sondern auch morgen, in einem Jahr und in einem veränderten organisatorischen oder rechtlichen Umfeld.
Die Dokumentation beschreibt nicht nur, was ein System tut, sondern auch wie und warum es so arbeitet. Sie schafft Transparenz für IT, Fachabteilungen, Management, Datenschutz, Revision und externe Prüfer.
Was wird dokumentiert?
Die Dokumentation umfasst alle wesentlichen Bestandteile Ihrer KI-Lösung. Dazu gehören unter anderem:
Die Systemarchitektur mit allen beteiligten Komponenten wie LLMs, Wissensbasen, Vektordatenbanken, Schnittstellen, Frontends und Sicherheitsmechanismen.
Die Datenflüsse, also welche Informationen woher kommen, wohin sie gehen, wie sie verarbeitet werden und wo sie gespeichert werden.
Die Wissensbasis: Welche Quellen genutzt werden, wie Wissen aufbereitet, verifiziert und versioniert wird.
Die eingesetzten KI-Modelle und ihre Rollen im Gesamtsystem.
Die Sicherheits- und Zugriffskonzepte, inklusive Rollen, Rechte, Filter, Protokollierung und Schutzmechanismen.
Die definierten Regeln, Grenzen und Verhaltensweisen des Systems.
Die Integrationen in bestehende Unternehmenssysteme.
So entsteht ein vollständiges, nachvollziehbares Abbild des Systems – nicht nur technisch, sondern auch fachlich und organisatorisch.
Warum diese Dokumentation so wichtig ist
KI-Systeme greifen tief in Geschäftsprozesse ein. Sie beeinflussen Entscheidungen, Abläufe, Kundenkommunikation und interne Arbeit. Ohne saubere Dokumentation entsteht ein Risiko: Niemand kann später genau sagen, warum ein System etwas getan hat, welche Daten es genutzt hat oder welche Regeln galten.
Die Dokumentation schafft hier Sicherheit. Sie ermöglicht es, Systeme zu überprüfen, zu auditieren, weiterzuentwickeln und bei Bedarf auch rechtlich oder regulatorisch abzusichern – zum Beispiel im Kontext des EU AI Act, von Datenschutzanforderungen oder internen Compliance-Regeln.
Sie stellt außerdem sicher, dass das System nicht an einzelne Personen gebunden ist. Wissen über Aufbau und Funktionsweise bleibt im Unternehmen erhalten – auch wenn Mitarbeitende wechseln.
Lebende Dokumentation statt einmaliger Beschreibung
Die Dokumentation bei Vimmera AI ist kein statisches PDF, das einmal erstellt und dann vergessen wird. Sie wird laufend gepflegt und aktualisiert, wenn sich Systeme, Daten, Prozesse oder Anforderungen ändern.
Neue Datenquellen, neue Modelle, neue Sicherheitsregeln, neue Einsatzbereiche oder neue rechtliche Vorgaben fließen in die Dokumentation ein. So bleibt sie immer aktuell – genauso wie Ihr KI-System.
Was Sie davon haben
Sie erhalten volle Transparenz über Ihre KI-Lösung.
Sie wissen, welche Daten genutzt werden und wie.
Sie können Entscheidungen, Ergebnisse und Abläufe nachvollziehen.
Sie sind audit-, prüf- und zukunftsfähig.
Kurz gesagt:
Die Dokumentation macht aus einer KI-Lösung ein beherrschbares, vertrauenswürdiges und langfristig nutzbares System – statt einer Blackbox.
1. Das Kennenlerngespräch
Das Kennenlerngespräch – der erste Schritt zu wirksamer KI Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen beginnt nicht mit Technik, sondern mit Verstehen.Deshalb startet jede Zusammenarbeit mit Vimmera AI mit einem strukturierten Kennenlerngespräch. Dieses Gespräch dient dazu, Ihre Organisation, Ihre Herausforderungen und Ihre Ziele wirklich zu erfassen. Es ist keine Verkaufspräsentation und keine technische Abfrage, […]
2. Das Analysegespräch
Das Analysegespräch – aus Verständnis wird Struktur Nach dem Kennenlerngespräch folgt der nächste, entscheidende Schritt: das Analysegespräch.Hier geht es nicht mehr um ein erstes gegenseitiges Kennenlernen, sondern um ein systematisches, gemeinsames Verstehen Ihrer Organisation. In diesem Gespräch beginnen wir mit der strukturierten Unternehmensanalyse auf Basis von DEX (Digital Experience & Execution) – dem Analyse- und […]
3. Die DEX-Analyse
Die DEX-Analyse – Klarheit über Ihre Organisation Die DEX-Analyse (Digital Experience & Execution) ist das Fundament jeder erfolgreichen KI-Einführung mit Vimmera AI. Sie schafft ein objektives, belastbares Bild davon, wie Ihre Organisation tatsächlich arbeitet – nicht nur auf dem Papier, sondern im realen Alltag. Nach dem Analysegespräch führen wir auf Wunsch gemeinsam eine vollständige DEX-Analyse […]
4. Die Wissenssammlung
Die Sammlung des Unternehmenswissens – alles sichtbar machen Bevor KI Wissen nutzen, verstehen und zuverlässig bereitstellen kann, muss dieses Wissen zunächst vollständig und richtig erfasst werden. Genau deshalb ist die systematische Sammlung des Unternehmenswissens einer der wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einer wirksamen KI-Lösung. Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, einfach Dokumente in eine […]
5. Die Datenaufbereitung
Die Datenaufbereitung – vom Rohmaterial zum vernetzten Unternehmenswissen Nachdem das Unternehmenswissen vollständig gesammelt wurde, beginnt der Schritt, der maßgeblich darüber entscheidet, wie leistungsfähig, zuverlässig und nützlich die spätere KI tatsächlich sein wird: die Datenaufbereitung. In dieser Phase wird aus einer großen Menge einzelner Dateien, Texte, Medien, Systemauszüge und Erfahrungsberichte erstmals ein zusammenhängendes, strukturiertes und fachlich […]
6. Die Datenverifikation
Die Datenverifikation – Vertrauen in Wissen und KI schaffen Nachdem das Unternehmenswissen gesammelt und in der Datenaufbereitung strukturiert, bereinigt und miteinander verknüpft wurde, folgt der Schritt, der aus Information wirklich verlässliches Wissen macht: die Datenverifikation. In dieser Phase wird entschieden, welche Inhalte tatsächlich als gültig, verbindlich und aktiv nutzbar gelten dürfen. Denn selbst technisch perfekt […]
7. Das Datenembedding und Datenvektorisierung
Embeddings & Vektorsuche – damit KI Wissen präzise findet und richtig nutzt Nachdem Wissen gesammelt, aufbereitet und verifiziert wurde, folgt der Schritt, der dafür sorgt, dass die KI später schnell, präzise und kontextgenau auf dieses Wissen zugreifen kann: Chunking, Embedding, semantische Aufbereitung und der Aufbau von Vektordatenbanken (Vector Stores). Dieser Schritt ist der technische Kern […]
8. Die Auswahl des oder der LLMs
Die Auswahl der LLMs – das passende KI-Gehirn für Ihre Aufgaben Nachdem Wissen strukturiert, verifiziert und technisch so aufbereitet wurde, dass es präzise gefunden und genutzt werden kann, folgt der nächste zentrale Schritt: die Auswahl der Large Language Models (LLMs). LLMs sind die „Denkmaschinen“ hinter der KI – sie bestimmen, wie Sprache verstanden wird, wie […]
9. Das Prompt-Engineering
Prompt-Engineering – der KI eine klare Identität geben Nachdem das Unternehmenswissen gesammelt, aufbereitet und verifiziert wurde, folgt ein weiterer zentraler Schritt: das Prompt-Engineering. In dieser Phase wird festgelegt, wie die KI denkt, antwortet und handelt. Vimmera AI übernimmt diesen Schritt in enger Abstimmung mit Ihnen, denn hier geht es nicht um Technik, sondern darum, wie […]
10. Implementierung von Sicherheitsmechanismen
Zusätzliche Sicherheitsmechanismen – Schutz für Wissen, Systeme und Ergebnisse Neben der Auswahl und Kombination der passenden LLMs wird – je nach Anforderung und Einsatzbereich – ein weiterer wichtiger Schritt umgesetzt: die Implementierung zusätzlicher Sicherheitsmechanismen. Denn Ihr Wissen ist wertvoll, und es verdient denselben Schutz wie jedes andere geschäftskritische System. Vimmera AI betrachtet Sicherheit nicht als […]
11. Zusätzliche Datenquellen und Schnittstellen
Neben der Wissensbasis aus Dokumenten und verifiziertem Unternehmenswissen kann es – je nach Anwendung – sinnvoll oder notwendig sein, weitere Datenquellen anzubinden. Dazu gehört die zusätzliche Implementierung von Datenbanken, Business-Systemen und anderen Datenschnittstellen, zum Beispiel über moderne Integrationsstandards wie MCP. Der Hintergrund ist einfach: Nicht alles, was eine KI beantworten oder erledigen soll, steht in […]
12. Anpassung der Benutzeroberfläche
Frontend & Benutzeroberfläche – KI dort, wo Menschen wirklich arbeiten Damit KI im Unternehmen wirksam wird, reicht es nicht, dass sie technisch funktioniert. Sie muss dort verfügbar sein, wo Mitarbeitende tatsächlich arbeiten – einfach, zuverlässig und ohne zusätzliche Hürden. Deshalb setzt Vimmera AI in der Regel auf browserbasierte Frontends. Browserbasierte Lösungen bieten entscheidende Vorteile: Sie […]
13. Rollout der KI-Systeme
Rollout & Einführung – KI Schritt für Schritt in den Arbeitsalltag bringen Nachdem alle technischen, inhaltlichen und organisatorischen Grundlagen geschaffen wurden, beginnt die Rollout-Phase. In diesem Schritt wird die KI nicht einfach „freigeschaltet“, sondern kontrolliert, begleitet und abgestimmt in den realen Arbeitsalltag eingeführt. Ziel ist es, dass die KI nicht nur funktioniert, sondern von den […]
14. Change-Management
Change-Management – Menschen sicher durch den Wandel begleiten Die Einführung von KI ist nicht nur ein technisches Projekt, sondern ein tiefgreifender organisatorischer und kultureller Wandel. Neue Systeme, neue Arbeitsweisen und neue Möglichkeiten lösen bei vielen Menschen Unsicherheit, Fragen oder sogar Ängste aus. Vimmera AI weiß das – und genau deshalb ist Change-Management ein fester Bestandteil […]
15. Feinabstimmungen vor der echten Einführung
Gemeinsame Feinabstimmung vor dem Go-Live – Qualität sichern, bevor es zählt Nachdem die KI in ersten Teams oder Abteilungen eingeführt wurde, folgt eine gezielte Phase der gemeinsamen Optimierung, Anpassung und Fehlerkorrektur – noch bevor das System unternehmensweit live geht. Diese Phase ist entscheidend, um aus einer funktionierenden Lösung eine wirklich belastbare, praxistaugliche KI zu machen. […]
16. Go-live
der produktive Start Ihrer KI Nach der erfolgreichen Pilotphase und der gemeinsamen Feinabstimmung folgt der entscheidende Moment: der Go-Live. In diesem Schritt wird die KI offiziell für den produktiven Einsatz im gesamten definierten Umfang freigeschaltet. Ab jetzt ist sie nicht mehr nur ein Pilotprojekt, sondern ein fester Bestandteil Ihrer Arbeitswelt. Der Go-Live erfolgt bewusst geplant […]
17. Die zweite DEX-Analyse
Wirkung messen, Potenziale erkennen, gezielt weiterentwickeln Nach dem Go-Live beginnt die Phase, in der sich entscheidet, ob KI nicht nur „eingeführt“, sondern wirklich wirksam geworden ist. Genau dafür wird die DEX-Analyse ein zweites Mal durchgeführt. Sie ist kein formaler Abschluss, sondern ein bewusst gesetzter Messpunkt, um den Zustand nach der Einführung mit dem Ausgangszustand zu […]
18. Pflege, Betreuung & Weiterentwicklung
damit Ihre KI dauerhaft wertvoll bleibt Mit dem Go-Live und der zweiten DEX-Analyse ist die KI erfolgreich in Ihrem Unternehmen angekommen. Doch wie Ihr Unternehmen selbst bleibt auch Ihre KI nicht stehen. Produkte verändern sich, Prozesse werden angepasst, neue Erkenntnisse entstehen, Märkte und Anforderungen entwickeln sich weiter. Gleichzeitig entwickeln sich auch die zugrunde liegenden Technologien […]
19. Dokumentation
Transparenz, Sicherheit und langfristige Nutzbarkeit Ein professionelles KI-System ist nur so gut wie seine Nachvollziehbarkeit. Deshalb ist die Dokumentation bei Vimmera AI kein Nebenprodukt, sondern ein zentraler Bestandteil jeder Lösung. Sie sorgt dafür, dass Ihr KI-System nicht nur heute funktioniert, sondern auch morgen, in einem Jahr und in einem veränderten organisatorischen oder rechtlichen Umfeld. Die […]