1. Champ d’application et répartition des rôles

La présente politique de confidentialité informe sur le traitement des données à caractère personnel lors de l’utilisation de la plateforme logicielle enregistrée « Vimmera Studio ».

Lorsqu’un client met des comptes utilisateurs à disposition ou traite, avec Vimmera Studio, des données à caractère personnel à ses propres fins, le client est en principe le responsable du traitement au sens du RGPD. Vimmera AI Solutions GmbH traite ces données en tant que sous-traitant conformément aux instructions du client. Le contrat de sous-traitance et les informations de confidentialité du client s’appliquent en complément. Le client est responsable d’informer les personnes concernées de son utilisation concrète de Vimmera Studio.

Vimmera est elle-même responsable du traitement dans la mesure où des données sont traitées à ses propres fins. Cela concerne notamment la gestion des contrats et de la facturation, les interlocuteurs commerciaux, les demandes adressées directement à Vimmera ainsi que les données que Vimmera traite pour la sécurité de la plateforme, pour l’examen d’incidents de sécurité concrets ou pour faire valoir et défendre ses propres droits en justice.

Pour la visite de www.vimmera.de et du chat public « Mera » qui y est accessible, les informations de confidentialité distinctes du site web s’appliquent.

2. Responsable du traitement

Pour les traitements dont Vimmera est elle-même responsable :

Vimmera AI Solutions GmbH
Löwestrasse 66
14612 Falkensee
Allemagne

E-mail : info@vimmera.de

Dans le cas des traitements en sous-traitance, le client concerné est le responsable du traitement. Ses coordonnées résultent notamment de l’invitation, de l’espace entreprise dans Vimmera Studio ou des informations de confidentialité du client. Les demandes des personnes concernées adressées à Vimmera sont, si nécessaire, transmises au client responsable.

3. Traitement des données par Vimmera en tant que responsable du traitement

Selon l’utilisation, Vimmera traite notamment :

• des données de compte, d’authentification, de rôles et d’autorisations,
• des données d’utilisation, de connexion, d’erreur, de sécurité et de journalisation,
• des données de support et de communication ainsi que
• des données contractuelles, de facturation et commerciales.

Les données proviennent de l’utilisateur, du client concerné ou sont générées lors de l’utilisation de la plateforme.

Le traitement a lieu :

• pour la mise à disposition et la gestion des accès ainsi que pour l’exécution et la facturation des contrats sur la base de l’art. 6, par. 1, point b) du RGPD, dans la mesure où la personne concernée est elle-même partie au contrat ;
• pour la gestion des comptes utilisateurs et des interlocuteurs commerciaux, pour la communication, le support ainsi que pour l’exploitation sûre et fonctionnelle de la plateforme sur la base de l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD ;
• pour le respect des obligations légales commerciales, fiscales et autres sur la base de l’art. 6, par. 1, point c) du RGPD ainsi que
• pour la constatation ou la défense de droits en justice sur la base de l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD.

Les intérêts légitimes consistent dans l’exécution et la documentation des relations commerciales, le traitement des demandes, la mise à disposition sécurisée de Vimmera Studio et la protection des utilisateurs, des clients et des systèmes.

Les destinataires peuvent être les utilisateurs et administrateurs autorisés du client, les employés habilités de Vimmera, les prestataires d’hébergement, de cloud, d’infrastructure IA, de transcription, de communication, de sécurité et de services informatiques, les prestataires de paiement, fiscaux et comptables, les conseillers juridiques ainsi que les autorités et juridictions légalement habilitées. Dans la mesure où des prestataires traitent des données pour le compte de Vimmera, ils sont utilisés sur la base d’un contrat conformément à l’art. 28 du RGPD.

4. Stockage local techniquement nécessaire

Vimmera Studio utilise le stockage local du navigateur dans la mesure où cela est nécessaire pour la connexion, l’authentification multifacteur, la gestion des sessions, la sécurité et les paramètres techniquement nécessaires. Peuvent notamment y être stockés des identifiants de session et d’authentification, des jetons de sécurité temporaires et des paramètres.

Le stockage ou l’accès est nécessaire pour la plateforme consultée par l’utilisateur et s’effectue conformément au § 25, al. 2, n° 2 du TDDDG. Le traitement ultérieur des données à caractère personnel est régi par l’art. 6 du RGPD et la répartition des rôles décrite à la section 1.

Les informations de session et d’authentification sont supprimées ou rendues inutilisables lors de la déconnexion ou cessent de produire leurs effets à l’expiration de leur validité. Les paramètres techniques peuvent rester stockés jusqu’à leur remplacement, leur suppression via le navigateur ou jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires. Vimmera Studio n’utilise aucun service d’analyse, de suivi ou de marketing.

5. Traitement des contenus clients

Les données traitées pour le compte d’un client peuvent notamment inclure des données de compte utilisateur, des saisies, des historiques de chat, des documents, des images, des enregistrements audio, des transcriptions, des traductions, des contenus de projet et de connaissances ainsi que des données techniques d’utilisation. Le client détermine les finalités concrètes, les personnes concernées, les catégories de données et les bases juridiques.

Vimmera n’effectue aucun examen de routine du contenu des clients. Un accès par des employés habilités n’a lieu que sur instruction du client, pour le support demandé, en raison d’une obligation légale ou pour l’examen d’un incident de sécurité concret.

Les catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l’art. 9 du RGPD ne peuvent être traitées que dans un projet client prévu à cet effet et convenu séparément. Le client doit, à cette fin, déterminer une base juridique au titre de l’art. 6 du RGPD et une exception au titre de l’art. 9, par. 2 du RGPD, informer les personnes concernées et mettre en œuvre les mesures de protection nécessaires. Lorsque le traitement repose sur un consentement, celui-ci doit être recueilli de manière explicite et vérifiable avant le traitement.

6. Traitement en dehors de l’Espace économique européen

La configuration standard de Vimmera Studio est conçue pour un traitement au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Dans la mesure où des prestataires ou leurs sous-traitants ultérieurs traitent, dans un cas particulier, des données en dehors de l’Espace économique européen, cela n’a lieu que dans les conditions des art. 44 et suivants du RGPD, notamment sur la base d’une décision d’adéquation ou de garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Des informations sur les garanties utilisées dans le cas concret peuvent être demandées à info@vimmera.de.

7. Durée de conservation et suppression

Les contenus clients traités pour le compte d’un client sont conservés jusqu’à leur suppression par un utilisateur ou administrateur autorisé, jusqu’à l’expiration d’un délai de suppression convenu ou jusqu’à la fin du contrat. Après la fin du contrat, les données à caractère personnel traitées par Vimmera pour le compte du client, y compris les copies résiduelles contrôlables par Vimmera dans les sauvegardes, sont en principe supprimées dans un délai de trois mois, sauf obligation légale ou conservation supplémentaire autorisée contraire.

Les données de connexion, d’utilisation, de sécurité, d’erreur et de journalisation gérées par Vimmera sous sa propre responsabilité sont en principe conservées pendant six mois puis supprimées ou anonymisées. En cas d’incident de sécurité concret, d’abus ou de litige, les données nécessaires peuvent être conservées jusqu’à la clôture de l’enquête ou de la procédure et jusqu’à l’expiration des délais applicables.

Les données de support et de communication sont supprimées lorsque la demande est clôturée et qu’aucune obligation légale de conservation ni aucun motif légitime de conservation supplémentaire n’existe.

Les données contractuelles et commerciales sont conservées conformément aux délais légaux de conservation. Les lettres commerciales et d’affaires sont généralement conservées six ans, les pièces comptables généralement huit ans et les livres, enregistrements et états financiers devant être conservés plus longtemps en vertu de la loi, généralement dix ans.

8. Droits des personnes concernées

Les personnes concernées disposent notamment, sous réserve des conditions légales, d’un droit d’accès conformément à l’art. 15 du RGPD, de rectification conformément à l’art. 16 du RGPD, d’effacement conformément à l’art. 17 du RGPD, de limitation du traitement conformément à l’art. 18 du RGPD, de portabilité des données conformément à l’art. 20 du RGPD, d’opposition conformément à l’art. 21 du RGPD, de retrait d’un consentement conformément à l’art. 7, par. 3 du RGPD ainsi que du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données conformément à l’art. 77 du RGPD.

Pour les traitements dont un client est responsable, ces droits doivent être exercés auprès du client concerné. Vimmera assiste le client conformément au contrat de sous-traitance. Pour les traitements dont Vimmera est elle-même responsable, les demandes peuvent être adressées à info@vimmera.de ou à l’adresse indiquée à la section 2.

Dans la mesure où Vimmera traite des données à caractère personnel sur la base de l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD, les personnes concernées peuvent, pour des raisons tenant à leur situation particulière, s’opposer à tout moment au traitement. Vimmera ne traitera alors plus les données, à moins qu’il n’existe des motifs impérieux et légitimes pour le traitement ou que le traitement serve à la constatation ou à la défense de droits en justice.

9. Données nécessaires

Certaines données de compte, d’authentification et d’autorisation sont nécessaires pour créer un compte utilisateur et fournir Vimmera Studio de manière sécurisée. Sans ces données, la plateforme ne peut pas être utilisée ou seulement de manière limitée. Le client responsable détermine quels contenus métier sont nécessaires pour un projet client.

État : 3 août 2026